Referenzen

Praxis Dr. Frank Wollenhaupt

Herr Dr. Wollenhaupt, Sie haben x.concept seit April 2015 im Einsatz?

Dr. Frank Wollenhaupt: Ja, das stimmt. Vorher hatten wir eine andere Software. Damit, und mit dem Service des Herstellers, waren wir sehr unzufrieden. Unsere gynäkologische Praxis ist mit drei Ärzten und zehn Mitarbeitern recht groß.
Mein Schwerpunkt ist die Pränatalmedizin. Diese Spezialisierung ist in unserer Region recht selten, sodass Schwangere mit Risikodiagnosen von gynäkologischen Fachkollegen aus ganz Ostfriesland zu uns überwiesen werden. Entsprechend sind auch meine Anforderungen an die Praxissoftware.

Wie sind Sie auf x.concept aufmerksam geworden?

Dr. Frank Wollenhaupt: Wir haben im Internet geschaut und ich habe befreundete Kollegen gefragt.  Viele haben x.concept im Einsatz und konnten diese Software nur empfehlen. Also vereinbarten wir einen Termin mit Frau Hellbusch von medatixx. Dieser Termin wurde vor Ort in unserer Praxis verabredet und Frau Hellbusch hat uns ausführlich das Programm x.concept präsentiert. Das hat sehr gut geklappt. Sie hatte eine Engelsgeduld und konnte all unsere Fragen beantworten.

Was genau wollten Sie denn bei der Präsentation wissen?

Dr. Frank Wollenhaupt: Für mich ist es wichtig, diktieren zu können. Und medatixx bietet mit x.voice eine sehr gute Software für Diktate und Spracherkennung, die an x.concept angebunden ist. Ich kann überall diktieren, wo der Cursor blinkt.
Darüber hinaus wollten wir wissen, welche Möglichkeiten x.concept für Abläufe bietet, die wir speziell in unserer Praxis haben. Beispielsweise übernehmen bei uns die MFAs unterschiedliche Aufgaben. Eine kümmert sich um das DMP, eine andere um die Abrechnung und wieder andere um die Verwaltung und Terminplanung. Jeder kann sich x.concept nach seinen Bedürfnissen anpassen.
Dr. Heike Niekamp: Mir ist besonders die Umsetzung der Dokumentation im Krankenblatt wichtig. Das geht in x.concept leicht und schnell. Außerdem ist das Krankenblatt sehr übersichtlich.
Denise Kampe: Ich möchte zum Beispiel die Laborwerte auf einen Blick sehen können. Das war für mich eine wichtige Anforderung an die Praxissoftware. Bei x.concept können wir unsere individuellen Laborbögen generieren. Das ist sehr praktisch und nutzerorientiert.

Was gab den Ausschlag für die Entscheidung, auf x.concept umzustellen?

Dr. Frank Wollenhaupt: x.concept ist eine fortschrittliche Software, in der jeder Anwender sein Krankenblatt so strukturieren kann, wie er es für seinen individuellen Anspruch braucht. Das ist ein echtes Highlight. Beispielsweise kann man einstellen, dass nur Diagnosen und Ziffern angezeigt werden oder nur Anamnese, Befund und das Prozedere. Was man nicht braucht, kann man ausblenden, auf Wunsch aber auch jederzeit anzeigen lassen. Für mich ist es eine echte Arbeitserleichterung und sehr große Hilfe. Verläufe, beispielsweise von Zystenentwicklungen, kann ich so mit nur einem Mausklick zusammengefasst ansehen. Nicht zuletzt war auch das Preis-Leistungs-Verhältnis ein ausschlaggebender Punkt für x.concept

Sie und Ihre Mitarbeiter hatten eine Einführungsschulung in Oldenburg. Wie war die Schulung?

Dr. Frank Wollenhaupt: Die Schulung in der medatixx-Niederlassung war ausgesprochen hilfreich. Die Schulungsräume sind ansprechend und jeder von uns hatte einen eigenen Rechner zur Verfügung. Der komplette Tag in der Praxis wurde durchgegangen: Patientenaufnahme, Befundung, Diagnostik, Ziffern, Formularwesen, Medikamente und so weiter.
Dr. Heike Niekamp: Wir hatten auch Zeit, selbst etwas auszuprobieren und konnten jederzeit Fragen stellen. Die medatixx-Mitarbeiter haben sich Zeit für uns genommen und mit großer Geduld jede Frage verständlich beantwortet.
Denise Kampe: Die Schulung war an einem Freitag. Am dar­auffolgenden Montag ging dann direkt der Echtbetrieb mit x.concept in der Praxis los. Im Grunde waren wir nach der Schulung schon fit für den Alltag.

Wie war der erste Tag mit x.concept?

Dr. Frank Wollenhaupt: Über das Wochenende hatten wir doch wieder das ein oder andere aus der Schulung vergessen. Aber wir wurden von medatixx sehr gut begleitet.
Denise Kampe: An den beiden ersten Tagen mit x.concept waren Frau Hellbusch und Frau Nottorf von medatixx in der Praxis. Das war ungeheuer hilfreich. Immer, wenn jemand ein Problem oder eine Frage hatte, brauchte er nur zu rufen, und eine der beiden medatixx-Mitarbeiterinnen war sofort zur Stelle um zu helfen.
Dr. Heike Niekamp: Die beiden haben eine Engelsgeduld be­­wiesen. Meistens waren sie vorne in der Anmeldung, wo immer wieder neue Fragen auftauchten. Beispielsweise: Welche Möglichkeiten gibt es mit abgelaufenen eGKs umzugehen? Wie gibt man Termine ein? Welche Möglichkeiten gibt es mit dem Recall-System? Wir erinnern nämlich unsere Patienten, wenn eine Vorsorge ansteht.

Haben Sie besondere Anforderungen an Ihre Praxissoftware?

Dr. Frank Wollenhaupt: Das Diktier- und Spracherkennungsprogramm x.voice ist für mich sehr wichtig. Ich diktiere Befunde und Arztbriefe. Damit entlaste ich auch unsere Mitarbeiterinnen. Die Treffsicherheit von x.voice ist enorm hoch, selbst ohne Einlernen erreicht das Programm eine Trefferquote von bestimmt 95 Prozent. In schätzungsweise zwanzig Minuten ist x.voice adaptiert. Ebenso wichtig ist ein umfassendes Terminmanagementsystem.

Was gibt es denn für Besonderheiten bei der Terminplanung?

Dr. Frank Wollenhaupt: Jeder von uns drei Ärzten benötigt andere Terminarten. Für mich zum Beispiel gibt es wegen der Pränatalmedizin lange Untersuchungsblöcke, da die Erstuntersuchung sehr viel Zeit in Anspruch nimmt.
Dr. Heike Niekamp: Die Krebsvorsorge hingegen benötigt längst nicht so viel Zeit, sodass wir hierfür entsprechend kürzere Terminblöcke eingerichtet haben.
Denise Kampe: Oder eine andere Terminierung für die Besprechung von Laborwerten und Untersuchungsergebnissen. Wir haben jeder unsere eigenen Terminierungen. Das klappt bestens.

Sie setzen x.archilino und Active-Fax ein. Sind Sie damit zufrieden?

Dr. Frank Wollenhaupt: Ja, durchaus. Wir haben eine Sono-Video-Anbindung, sodass die Ultraschallbilder direkt in x.archilino per Fußschalter übernommen werden können und per Mausklick aus x.concept sofort aufrufbar sind. Das klappt problemlos.
Das Active-Fax setzen wir für die weitestgehend papierlose Praxis ein. Darüber erhalten wir Faxe direkt digital und nicht mehr auf Papier.
Denise Kampe: Unsere Mitarbeiterinnen müssen Faxe nicht mehr einscannen und können die Dokumente direkt elektronisch den jeweiligen Patientinnen zuordnen. So werden sie entlastet.
Dr. Heike Niekamp: Darüber hinaus erhält jeder von uns Ärzten das Fax elektronisch zur Kenntnisnahme. Wir setzen dann einen Eintrag, zum Beispiel, dass wir das Fax gelesen haben oder geben eine Anmerkung ein. Durch Active-Fax und x.archilino haben wir einen spürbar geringeren Papierverbrauch als früher.

Wie zufrieden sind Sie mit der x.concept-Hotline?

Dr. Frank Wollenhaupt: Die x.concept-Hotline ist sehr gut erreichbar. Und das ist keine Selbstverständlichkeit, wie ich von unserem alten Anbieter weiß. Allerdings brauchen wir die Hotline nicht mehr so oft wie am Anfang. Ich glaube, wir haben schon wochenlang nicht mehr angerufen.
Dr. Heike Niekamp: x.concept ist nahezu selbsterklärend und es gibt im Grunde keine Fehler oder Fragen mehr. Alles, was integriert werden sollte, wie Briefvorlagen und Ähnliches, wurde direkt bei der Umstellung durch medatixx eingerichtet.
Denise Kampe: Wir hatten die Einführungsschulung und die intensive Startbetreuung. Hier wurden im Prinzip die meisten Fragen schon beantwortet. Zusätzlich erhielten wir in der ersten Woche täglich einen Anruf von Frau Nottorf (medatixx), die dann auch noch per Telefon unsere Fragen beantworten konnte. Dieser Service wurde dann für weitere sechs Wochen einmal wöchentlich fortgesetzt. Das ist wirklich super hilfreich gewesen. Wir haben uns rundum betreut gefühlt!

Sie nutzen den Regio-Service der medatixx-Niederlassung Nord – welche Vorteile bringt das?

Dr. Frank Wollenhaupt: Wir haben alles aus einer Hand: Schulung, Technik, Software. Die Hotline ist montags bis freitags von 7–20 und samstags von 9–12 Uhr erreichbar, sodass wir rund um den Praxisalltag abgesichert sind. Für technische Fragen haben wir eine spezielle Rufnummer, über die wir sofort einen Ansprechpartner erreichen. Ist ein Technikereinsatz in der Praxis nötig, zahlen wir nur die Hälfte der Anfahrtskosten. Dies ist die mittlere Stufe des Regio-Services. Das gibt uns zusätzliche Sicherheit, falls einmal Technikprobleme auftauchen. Das Preis-Leistungs-Verhältnis beim Regio-Service ist fair und in Ordnung.
Dr. Heike Niekamp: Der Service ist ausgesprochen gut. Mit der Bestandskundenbetreuung haben wir zusätzlich immer einen festen Ansprechpartner. Gerade haben wir beispielsweise über medatixx einen neuen Server angeschafft. Das klappte alles reibungslos und zuverlässig. Jeder bei medatixx kann unseren Hard- und Softwarebestand sofort einschauen und somit kompetent und ausführlich beraten.
Denise Kampe: Die medatixx-Techniker sind ebenfalls sehr kom­petent und die nötigen Vororteinsätze sind gut geplant und durchdacht. Zusätzlich können sich die Techniker per Fernwartung sofort in unser System einloggen, und das spart zusätzlich Zeit und Geld.

Können Sie x.concept und die medatixx-Niederlassung Nord empfehlen?

Dr. Frank Wollenhaupt: Ja sicher. Ich würde immer wieder zu x.concept beziehungsweise medatixx wechseln und kann das Unternehmen und die Software nur weiterempfehlen. Wir haben nur positive Erfahrungen gemacht.
Denise Kampe: Vor unserem Umstieg auf x.concept haben wiruns natürlich auch andere Programme angesehen. Hier waren die oben beschriebenen Kriterien ausschlaggebend. x.concept hat hier sowohl vom Preis-Leistungs-Verhältnis als auch von der Bedienung und dem Service her mit Abstand gewonnen.
Dr. Heike Niekamp: Der gute Service der medatixx-Niederlassung Nord hat uns bestätigt, dass unsere Entscheidung richtig war. Alles aus einer Hand – das führt zu mehr Sicherheit im Praxisalltag.

Herr Dr. Wollenhaupt, Frau Kampe, Frau Dr. Niekamp, vielen Dank für das Gespräch.

Das Interview führte Monika Nolte, freie Journalistin.

dr-wollenhaupt.de

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  • Dr. Frank Wollenhaupt, Dr. Heike Niekamp, Denise Kampe
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