Abrechnung in der Arztpraxis einfach erklärt: So funktioniert die Abrechnung von Kassen- und Privatpatienten
Die ordnungsgemäße Abrechnung bildet das wirtschaftliche Rückgrat jeder Arztpraxis und ist entscheidend für den langfristigen Erfolg. Täglich gilt es, sowohl gesetzlich als auch privat versicherte Patienten korrekt abzurechnen – ein Prozess, der auf den ersten Blick komplex erscheint, mit dem nötigen Verständnis jedoch deutlich an Struktur gewinnt. Dieser Leitfaden gibt einen systematischen Überblick über die verschiedenen Abrechnungsverfahren und zeigt, wie beide Patientengruppen effizient und fehlerfrei abgerechnet werden können. Von den grundlegenden Unterschieden zwischen Kassen- und Privatpatienten bis hin zu praxisnahen Strategien zur Optimierung vermittelt dieser Artikel das erforderliche Wissen für professionelle und zeitsparende Abrechnungsprozesse.
Die Grundlagen der Praxisabrechnung verstehen
Das deutsche Gesundheitssystem beruht auf einem dualen Modell aus gesetzlicher und privater Krankenversicherung. Diese Struktur hat direkte Auswirkungen auf die Abrechnungswege in der Arztpraxis. Während die Leistungen für gesetzlich versicherte Patienten über die Kassenärztlichen Vereinigungen (KVen) abgerechnet werden, erfolgt die Abrechnung bei Privatversicherten unmittelbar zwischen Arztpraxis und Patient. Diese Trennung bringt unterschiedliche rechtliche Grundlagen, Gebührenordnungen und organisatorische Abläufe mit sich. Für gesetzlich Versicherte gelten die Vorgaben des Sozialgesetzbuchs V (SGB V), bei Privatversicherten kommt die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) zur Anwendung. Ein klares Verständnis dieser Rahmenbedingungen ist essenziell, um passende Abrechnungsprozesse einzusetzen und unnötige Fehler zu vermeiden.
Unterschiede zwischen Kassen- und Privatpatienten im Überblick
Die Abrechnung gesetzlich Versicherter erfolgt über das KV-System, das eine quartalsweise Auszahlung vorsieht und auf dem einheitlichen Bewertungsmaßstab (EBM) basiert. Dieser ist budgetiert und an feste Punktwerte gebunden. Im Gegensatz dazu ermöglicht die GOÄ bei Privatpatienten individuelle Steigerungssätze und eine direkte Rechnungsstellung, was in der Regel zu einem höheren Liquiditätsfluss führt. Diese Unterschiede betreffen nicht nur das Honorar, sondern auch den administrativen Aufwand sowie die zeitliche Planung von Abrechnungs- und Zahlungsvorgängen innerhalb der Praxis.
Kassenpatientenabrechnung – Das EBM-System in der Praxis
Der Einheitliche Bewertungsmaßstab (EBM) bildet die Grundlage für die Abrechnung gesetzlich versicherter Patienten. Er bewertet medizinische Leistungen anhand eines festen Punktesystems. Die erfassten Punkte werden quartalsweise an die zuständige Kassenärztliche Vereinigung (KV) übermittelt. Die Vergütung erfolgt anschließend auf Basis des aktuellen Punktwerts und unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Budgets. Der EBM unterscheidet dabei zwischen Grundpauschalen, Einzelleistungen und Zusatzpauschalen – wobei bestimmte Leistungen pro Patient nur einmal je Quartal abrechenbar sind. Die praktische Umsetzung erfordert eine präzise und lückenlose Dokumentation aller erbrachten Leistungen. Zum Quartalsende müssen diese Leistungen fristgerecht bei der KV eingereicht werden. Die Auszahlung der Honorare erfolgt zeitversetzt, üblicherweise sechs bis acht Wochen später, abhängig von der Gesamtverteilung der Mittel unter den Vertragsärzten. Eine regelmäßige Abstimmung mit der KV ist wichtig, um Rückfragen zu klären und potenzielle Abrechnungsfehler frühzeitig zu erkennen.
Privatpatientenabrechnung nach der GOÄ meistern
Die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) regelt die Abrechnung medizinischer Leistungen gegenüber privat versicherten Patienten. Anders als im EBM-System erfolgt die Vergütung nicht pauschal, sondern individuell pro Behandlungsfall. Grundlage sind feste Gebührensätze, die je nach Aufwand und Schwierigkeitsgrad durch Steigerungsfaktoren zwischen dem 1,0- und 3,5-fachen Satz angepasst werden können. Dies ermöglicht eine differenzierte Honorierung, die dem tatsächlichen Leistungsumfang besser gerecht wird. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt an den Patienten, was eine zeitnahe Bezahlung ermöglicht. Der Abrechnungszyklus ist flexibel – Rechnungen können unmittelbar nach der Behandlung, monatlich oder in individuell festgelegten Intervallen erstellt werden. Eine klare Kommunikation zu Leistungsumfang, Gebührenhöhe und Zahlungsmodalitäten ist besonders bei höheren Steigerungssätzen oder kostenintensiven Maßnahmen entscheidend. Da Privatpatienten in der Regel zunächst selbst zahlen und die Rechnung anschließend bei ihrer Versicherung einreichen, gewinnt Transparenz in der Abwicklung an Bedeutung.
Rechnungsstellung und Zahlungsabwicklung optimieren
Eine strukturierte Abrechnungsstrategie verbessert die Liquidität und reduziert das Risiko von Zahlungsausfällen. Die folgenden Bausteine sind dafür zentral: Rechnungsstellung: Rechnungen sollten zeitnah nach der Behandlung erstellt werden – mit vollständigen Patientendaten, klar gegliederten Leistungsbeschreibungen und verbindlichen Zahlungsfristen. Zahlungsüberwachung: Ein systematisches Monitoring offener Posten durch regelmäßige Saldenlisten und Fälligkeitsprüfungen hilft, den Überblick zu behalten und frühzeitig zu reagieren. Mahnwesen: Ein dreistufiges Verfahren empfiehlt sich: Zunächst eine freundliche Zahlungserinnerung, gefolgt von einer formellen Mahnung mit Gebühren, schließlich – bei weiterer Nichtzahlung – die Androhung eines Inkassoverfahrens. Zahlungserleichterungen: Bei finanziellen Engpässen kann eine schriftlich fixierte Ratenzahlungsvereinbarung mit klaren Tilgungsplänen eine praktikable Lösung bieten. Inkassoverfahren: Für hartnäckige Fälle sollten eindeutige Kriterien für die Übergabe an ein Inkassounternehmen definiert sein – unter Berücksichtigung einer vorherigen Kosten-Nutzen-Abwägung.
Digitale Lösungen für effiziente Abrechnungsprozesse
Eine moderne Praxissoftware vereinfacht die Abrechnung durch praxisgerechte Automatisierung, die gesetzlich und privat versicherte Patienten systematisch erfasst. Digitale Systeme unterstützen bei Routineaufgaben wie der Zuordnung von Leistungscodes, der Anwendung von Steigerungsfaktoren nach GOÄ und der fristgerechten Übermittlung an die Kassenärztliche Vereinigung. Gleichzeitig werden typische Fehlerquellen reduziert. Durch die Integration verschiedener Praxisbereiche entstehen effiziente Workflows – von der Terminplanung über die Behandlungsdokumentation bis hin zur Rechnungsstellung. Diese Vernetzung beschleunigt administrative Abläufe und schafft mehr Freiraum für die medizinische Versorgung.
Abrechnungsprozesse digitalisieren mit medatixx
Als einer der führenden Anbieter im deutschen Gesundheitswesen bietet medatixx modulare Softwarelösungen, die speziell auf die Anforderungen von Arztpraxen zugeschnitten sind. Die Systeme ermöglichen eine umfassende Digitalisierung der Abrechnung – inklusive automatisierter Leistungserfassung, Honorarberechnung und Zahlungsüberwachung. Dank „TI as a Service“-Ansatz sind alle Anwendungen vollständig kompatibel mit der Telematikinfrastruktur. Intuitive Benutzeroberflächen sorgen dafür, dass auch ohne tiefgehende IT-Kenntnisse eine professionelle und regelkonforme Abrechnung möglich ist. Neben der Reduzierung administrativer Aufwände unterstützt medatixx gezielt bei der Liquiditätsplanung – etwa durch präzise Prognosen und systematische Kontrolle offener Posten.
Häufige Abrechnungsfehler vermeiden und rechtliche Vorgaben einhalten
Fehler in der Abrechnung können zu finanziellen Einbußen und rechtlichen Konsequenzen führen. Umso wichtiger sind eine konsequente Qualitätssicherung und die Beachtung gesetzlicher sowie vertraglicher Vorgaben. Die folgenden Grundregeln helfen, typische Fehlerquellen zu vermeiden und die Abrechnung rechtssicher zu gestalten: Leistungscodierung: Nur die jeweils gültigen Gebührenziffern verwenden. Änderungen in EBM und GOÄ regelmäßig prüfen und umsetzen. Dokumentationspflicht: Behandlungsverläufe vollständig dokumentieren – inklusive Datum, Uhrzeit, erbrachten Leistungen und medizinischer Begründung. Steigerungssätze: Erhöhte Steigerungssätze bei Privatpatienten müssen nachvollziehbar medizinisch begründet und schriftlich festgehalten werden. Abrechnungsausschlüsse: Inhaltliche und zeitliche Ausschlüsse zwischen Leistungspositionen beachten, um Doppelabrechnungen zu vermeiden. Patientendaten: Versicherungsstatus, Anschrift und Kontaktdaten regelmäßig auf Aktualität prüfen und gegebenenfalls anpassen. Quartalsabschluss: Vor Ende des Abrechnungsquartals sämtliche erfassten Leistungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit kontrollieren. Aufbewahrungspflichten: Alle abrechnungsrelevanten Unterlagen entsprechend den gesetzlichen Vorgaben mindestens zehn Jahre archivieren.
Erfolgreich abrechnen – Der Weg zu einer effizienten Praxis
Der Grundstein für eine funktionierende Abrechnung liegt in der ehrlichen Bewertung bestehender Abläufe und der schrittweisen Umsetzung bewährter Verfahren. Ziel ist eine stabile Einnahmesituation bei gleichzeitig reduziertem Verwaltungsaufwand. Klare Prozesse, gezielte Fortbildungen und der sinnvolle Einsatz digitaler Lösungen tragen dazu bei, die Abrechnung effizient und rechtssicher zu gestalten – und die Praxis langfristig wirtschaftlich zu stärken. Die Optimierung von Abrechnungsprozessen ist kein einmaliger Schritt, sondern ein fortlaufender Verbesserungsprozess. Regelmäßige Überprüfungen, Anpassungen an gesetzliche Vorgaben und technische Weiterentwicklungen gehören ebenso dazu wie eine fundierte Kenntnis der relevanten Abrechnungssysteme. Eine professionelle, transparente Abrechnung stärkt nicht nur die wirtschaftliche Grundlage, sondern schafft auch Freiräume für das, was im Mittelpunkt jeder Praxis steht: eine hochwertige medizinische Versorgung.