Digitale Archivierung im optimalen Zusammenspiel

Bei der Aufnahme neuer Patienten fallen in kurzer Zeit zahlreiche Angaben, Formulare und Unterschriften an. Stammdaten müssen erfasst, Anamnesebögen ausgefüllt und Einwilligungen anschließend zuverlässig abgelegt werden. x.archiv und eForms bzw. eForms Anywhere unterstützen das Praxisteam dabei, diese Schritte digital miteinander zu verbinden.

In einem unserer vergangenen Blogbeiträge haben wir Ihnen anhand eines Beispiels zum Management von Bestandspatienten gezeigt, wie unsere Archivierungslösung x.archiv und das neue eForms Anywhere gemeinsam für mehr Effizienz im Praxisalltag sorgen. Dieses Mal richten wir den Blick auf einen weiteren typischen Anwendungsfall: die Neuaufnahme in der Praxis. Wir zeigen Schritt für Schritt, wie beide Lösungen den Prozess digital unterstützen und für einen durchgängigen Workflow sorgen.

Praxisbeispiel: Patientenneuaufnahme leicht gemacht

Hans Schiller besucht nach seinem Umzug erstmals eine Hausarztpraxis an seinem neuen Wohnort. Da er damit Neupatient ist, werden am Empfang zunächst seine Stammdaten in der Praxissoftware erfasst. Diese übergibt anschließend den Datensatz an x.archiv. 

Vom Erstkontakt zum passenden Formularpaket

Für den Erstbesuch wählt das Praxisteam in x.archiv das Formularpaket „Erstkontakt“ aus. Dieses enthält unter anderem einen Anamnesebogen, eine Datenschutzeinwilligung, den Behandlungsvertrag sowie die Einwilligung zur Kommunikation per E-Mail. 

Der Vorteil: Bereits erfasste Stammdaten werden automatisch in die entsprechenden Formularfelder übernommen – eine erneute Eingabe entfällt.

Die Formulare können vom Patienten direkt vor dem Termin ausgefüllt und digital unterschrieben werden. Entweder werden sie mit eForms auf ein praxiseigenes Tablet übertragen. Nach Übergabe an den Patienten ist so beispielsweise eine Bearbeitung im Wartezimmer möglich. Oder die Praxis nutzt das neue eForms Anywhere, als Ausbaustufe von eForms. Damit lässt sich sofort ein individueller QR-Code oder Link generieren. Hans Schiller öffnet die Formulare damit auf seinem Smartphone und kann sie ohne zusätzliche Anmeldung oder Passworteingabe direkt ausfüllen und unterschreiben. Die Notwendigkeit eines praxiseigenen Tablets entfällt damit.

Die flexible Alternative: Ausfüllen zu einem späteren Zeitpunkt

Falls Herr Schiller die Formulare nicht unmittelbar bearbeiten möchte, kann die Praxis den Link mit eForms Anywhere auch via E-Mail versenden. Zur zusätzlichen Absicherung erhält Hans Schiller einen Bestätigungscode per SMS. Nach Eingabe des Codes kann er die Formulare bequem von zu Hause aus bearbeiten und elektronisch unterschreiben.

Nach dem Absenden werden die ausgefüllten und unterschriebenen Dokumente automatisch in x.archiv abgelegt. Relevante Informationen aus den Formularen können zudem automatisiert in die Patientenakte zurückgeschrieben werden.

Die wichtigsten Vorteile für die Praxis:

• Keine manuelle Doppeleingabe von Stammdaten
• Weniger Eingabefehler durch vorbefüllte Formulare
• Flexible Bearbeitung auf Tablet, Smartphone oder PC
• Digitale Unterschrift ohne Medienbruch
• Automatische Archivierung der Dokumente
• Automatische Übertragung relevanter Daten in die Patientenakte
• Spürbare Zeitersparnis für Praxispersonal und Patienten