Müssen Fachärzte den eMP auch aktualisieren? – Pflichten & Tipps

Mit der fortschreitenden Digitalisierung im Gesundheitswesen gewinnt der elektronische Medikationsplan (eMP) auch für niedergelassene Fachärzte an Bedeutung. Er dient als digitale Übersicht über alle verordneten Arzneimittel und erleichtert die Nachvollziehbarkeit von Änderungen in der Medikation. Für Facharztpraxen ergibt sich daraus die Verantwortung, die Einträge regelmäßig zu prüfen und aktuell zu halten, um eine sichere und konsistente Arzneimitteltherapie zu gewährleisten. Im hektischen Praxisalltag stellt sich jedoch häufig die Frage, in welchem Umfang tatsächlich eine Pflicht zur Aktualisierung besteht und welche rechtlichen oder organisatorischen Konsequenzen eine unzureichende Pflege haben kann. Der folgende Überblick schafft Klarheit über geltende Vorgaben und zeigt, welche Bedeutung die sorgfältige Dokumentation für die Versorgungsqualität hat.

Rechtlich ist der elektronische Medikationsplan als Bestandteil der sicheren Arzneimitteltherapie im Fünften Buch Sozialgesetzbuch (SGB V) verankert. Fachärzte sind verpflichtet, bei bestehenden eMPs alle relevanten Änderungen an der Medikation einzutragen – insbesondere dann, wenn neue Arzneimittel verordnet oder bestehende Therapien angepasst werden. Diese Verantwortung ergibt sich aus dem vertragsärztlichen Versorgungsauftrag und trägt wesentlich zur Arzneimitteltherapiesicherheit bei.

Ergänzend präzisieren Berufsordnungen und Verordnungen die genauen Umstände, unter denen Aktualisierungspflichten greifen. Eine Pflicht zur Änderung besteht insbesondere dann, wenn ein eMP aktiv geführt wird und eine relevante Veränderung der Therapie erfolgt. Ziel dieser Regelungen ist es, den Informationsfluss zwischen allen beteiligten Behandlern zu sichern, die Nachvollziehbarkeit therapeutischer Entscheidungen zu gewährleisten und zugleich datenschutzrechtliche Anforderungen einzuhalten. Damit bildet der eMP einen zentralen Bestandteil der qualitätsgesicherten und rechtssicheren Dokumentation in der fachärztlichen Versorgung.

Im Praxisalltag entsteht die Notwendigkeit zur Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans (eMP) meist im direkten Zusammenhang mit der Behandlung. Eine Anpassung ist immer dann erforderlich, wenn neue Arzneimittel verordnet, bestehende Medikamente abgesetzt oder Dosierungen verändert werden – etwa bei einem Wechsel der Therapie oder der Ergänzung eines Präparats, das für die Gesamtsituation des Patienten relevant ist. Besonders beim Ausstellen von Folgerezepten oder in interdisziplinären Behandlungssituationen zeigt sich, wie wichtig eine zeitnahe Überprüfung und Aktualisierung des eMP ist, um eine konsistente und sichere Arzneimitteldokumentation zu gewährleisten.

Auch organisatorische Anlässe im Praxisbetrieb weisen häufig auf die Notwendigkeit einer Aktualisierung hin. So entsteht Handlungsbedarf beispielsweise bei der Übernahme neuer Patienten, im Zuge von Rückfragen aus Apotheken oder bei der Abstimmung mit anderen Fachrichtungen. Regelmäßige Verlaufskontrollen und der Abgleich von Medikationslisten helfen dabei, Veränderungen frühzeitig zu erkennen und zu dokumentieren. Arztbriefe, Laborergebnisse oder Hinweise anderer Leistungserbringer dienen zusätzlich als wichtige Informationsquellen. Durch diese etablierten Abläufe entwickelt sich  eine klare Sensibilität dafür, wann eine Aktualisierung des Medikationsplans angezeigt ist – ein entscheidender Faktor für Sicherheit und Transparenz in der Patientenversorgung.

In Praxen entsteht die Notwendigkeit zur Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans meist im direkten Zusammenhang mit der Behandlung. Eine Anpassung ist immer dann erforderlich, wenn sich relevante Therapieaspekte verändern.

Typische Auslöser für eine eMP-Aktualisierung sind:

• Neue Verordnungen: Wenn ein zusätzliches Medikament verschrieben wird oder eine neue Therapie beginnt.
• Absetzen bestehender Medikation: Sobald ein Präparat nicht mehr angewendet werden soll.
• Änderungen der Dosierung: Bei Anpassungen von Wirkstärke, Einnahmeintervall oder Darreichungsform.
• Therapieumstellungen: Etwa bei einem Wechsel auf ein alternatives Arzneimittel oder ein neues Behandlungskonzept.
• Rückmeldungen aus Apotheken oder Arztbriefen: Wenn Hinweise auf Wechselwirkungen, Unverträglichkeiten oder abweichende Verordnungen vorliegen.
• Interdisziplinäre Behandlungen: Wenn Behandlungsentscheidungen mit anderen Fachrichtungen abgestimmt werden müssen.

Darüber hinaus können organisatorische Faktoren im Praxisbetrieb auf Aktualisierungsbedarf hinweisen – beispielsweise beim Erstkontakt mit neuen Patienten oder bei der Überprüfung von Medikationslisten im Rahmen von Verlaufskontrollen. Durch diese Routinen entwickelt sich im Praxisalltag eine klare Sensibilität dafür, wann eine zeitnahe Anpassung des Medikationsplans notwendig ist, um Sicherheit und Nachvollziehbarkeit in der Arzneimitteltherapie zu gewährleisten.

In Facharztpraxen gehört die regelmäßige Aktualisierung des elektronischen Medikationsplans (eMP) zu den zentralen Aufgaben einer sicheren und strukturierten Patientenversorgung. Effiziente Abläufe und der gezielte Einsatz digitaler Werkzeuge erleichtern die Pflege der Medikationsdaten und tragen dazu bei, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Besonders wirksam sind klar definierte Verantwortlichkeiten und standardisierte Arbeitsprozesse, die sicherstellen, dass Änderungen schnell, nachvollziehbar und rechtssicher umgesetzt werden – ohne den Praxisbetrieb zu beeinträchtigen.

Bewährte Methoden und digitale Lösungen zur eMP-Aktualisierung umfassen:

• Integration des eMP in die digitale Patientenakte, um Medikationsdaten direkt im Datensatz zu aktualisieren.
• Nutzung standardisierter Checklisten zur systematischen Kontrolle und Überarbeitung bei jedem relevanten Patientenkontakt.
• Automatische Synchronisation mit Praxisverwaltungssystemen, damit neue oder angepasste Medikamente direkt übernommen werden.
• Einsatz von Erinnerungs- und Aufgabenfunktionen, um ausstehende Aktualisierungen zuverlässig zu kennzeichnen.
• Dokumentierte Übergabeprozesse zwischen Ärzten und Praxisteam zur klaren Nachvollziehbarkeit aller Änderungen.
• Verwendung digitaler Signaturfunktionen zur benutzerbezogenen Protokollierung und Sicherstellung der Compliance.
• Regelmäßige Schulung des Praxispersonals für einen sicheren Umgang mit digitalen Prozessen und klaren Abläufen.