Was passiert, wenn die Aktualisierung der Strahlenschutzfachkunde versäumt wird? – Folgen, Fristen & Nachholung

Die Aktualisierung der Strahlenschutzfachkunde gehört zu den regelmäßigen Fortbildungspflichten in der Röntgendiagnostik. Nach spätestens fünf Jahren ist eine erneute Aktualisierung erforderlich. Im Praxisalltag kann es dennoch vorkommen, dass die Frist nicht eingehalten wird. Dann stellt sich die Frage, welche Auswirkungen das auf die weitere Tätigkeit hat und welche Schritte anschließend erforderlich sind.

Entscheidend ist zunächst, welche Frist für die jeweilige Fachkunde oder die erforderlichen Kenntnisse gilt und wann sie abläuft. Davon ausgehend lässt sich klären, welche Bedeutung ein versäumter Aktualisierungstermin hat, welche Nachweise benötigt werden und wie die Aktualisierung nachgeholt werden kann.

Nach § 48 StrlSchV ist die erforderliche Fachkunde im Strahlenschutz mindestens alle fünf Jahre durch die erfolgreiche Teilnahme an einem von der zuständigen Stelle anerkannten Kurs oder einer anderen anerkannten Fortbildungsmaßnahme zu aktualisieren. Eine entsprechende Aktualisierungspflicht besteht auch für die erforderlichen Kenntnisse im Strahlenschutz. Sie betrifft unter anderem Medizinische Fachangestellte, die bei der technischen Durchführung von Röntgenuntersuchungen mitwirken.

Damit sind in einer Praxis je nach Tätigkeit unterschiedliche Personengruppen von der Aktualisierungspflicht betroffen. Dazu können fachkundige Ärzte, Strahlenschutzbeauftragte, MTR und Personen mit erforderlichen Kenntnissen im Strahlenschutz gehören.

Für die Bestimmung des Aktualisierungszeitpunkts ist der bisherige Nachweis über den Erwerb beziehungsweise die letzte Aktualisierung der Fachkunde oder Kenntnisse maßgeblich. Mit der Teilnahme an einer anerkannten Aktualisierungsmaßnahme wird die entsprechende Frist für den nächsten Aktualisierungszeitraum fortgeführt. Die Teilnahme ist durch eine Bescheinigung nachzuweisen, die als Nachweis der Aktualisierung dient.

Welche Unterlagen im Einzelfall erforderlich sind und wie die Frist berechnet wird, kann von den zuständigen Stellen näher bestimmt werden. Bei Unsicherheiten zum persönlichen Aktualisierungstermin sollte daher der vorhandene Fachkundenachweis geprüft und gegebenenfalls bei der zuständigen Stelle nachgefragt werden.

Eine nicht fristgerecht erfolgte Aktualisierung bedeutet nicht automatisch, dass die Fachkunde im Strahlenschutz erlischt. Für einen Entzug der Fachkunde ist vielmehr eine Entscheidung der zuständigen Stelle erforderlich. Das Versäumnis kann jedoch Anlass für behördliche Maßnahmen sein und sollte daher nicht als folgenlos betrachtet werden.

Welche Konsequenzen sich aus einer verspäteten Aktualisierung ergeben, hängt vom jeweiligen Einzelfall und der zuständigen Stelle ab. Insbesondere kann eine Rolle spielen, wie lange die erforderliche Aktualisierung bereits zurückliegt und welche weiteren Voraussetzungen für die Anerkennung der Fachkunde erfüllt sind. Eine verspätete Teilnahme an einem Aktualisierungskurs führt daher nicht in jedem Fall zu denselben Konsequenzen.

Wer eine Aktualisierung versäumt hat, sollte den Sachverhalt zeitnah mit der zuständigen Stelle klären. Dabei lässt sich feststellen, ob die verspätete Aktualisierung noch anerkannt werden kann oder welche weiteren Schritte für den Erhalt beziehungsweise den erneuten Nachweis der Fachkunde erforderlich sind.

Ein Versäumnis kann sich sowohl auf die betroffene Tätigkeit als auch auf die Organisation des Röntgenbetriebs auswirken. Entscheidend ist dabei, welche Funktion die betreffende Person in der Praxis ausübt und ob dadurch notwendige Aufgaben nicht mehr übernommen werden können.

Bei Tätigkeiten, für die eine entsprechende Fachkunde oder erforderliche Kenntnisse im Strahlenschutz vorausgesetzt werden, kann ein nicht aktueller Nachweis die weitere Ausübung dieser Aufgaben beeinträchtigen. Das betrifft je nach Funktion beispielsweise die rechtfertigende Indikation, die technische Durchführung von Röntgenanwendungen oder die Wahrnehmung bestimmter Aufgaben im Strahlenschutz. Ist eine für den Röntgenbetrieb benötigte Person betroffen, muss die Praxis daher prüfen, wie die entsprechenden Aufgaben weiterhin ordnungsgemäß wahrgenommen werden können.

Für die Praxisorganisation kann das dann relevant werden, wenn nur wenige Personen über die jeweils erforderlichen Voraussetzungen verfügen. Fällt eine dieser Personen für bestimmte Aufgaben aus, müssen gegebenenfalls andere entsprechend qualifizierte Personen eingesetzt oder organisatorische Lösungen gefunden werden. Dadurch kann sich der Ablauf von Röntgenuntersuchungen verändern.

Ein fehlender oder nicht aktueller Nachweis kann außerdem zusätzlichen organisatorischen Aufwand verursachen. Die Praxis muss gegebenenfalls Unterlagen zusammenstellen, den Status der betroffenen Fachkunde klären und die weiteren Schritte mit der zuständigen Stelle abstimmen. Auch bei Prüfungen durch die ärztliche Stelle können entsprechende Nachweise eine Rolle spielen.

Für die Praxisleitung bedeutet ein versäumter Aktualisierungstermin daher vor allem zusätzlichen Klärungs- und Organisationsaufwand. Je nach Situation können außerdem Ersatzlösungen für die betroffenen Tätigkeiten erforderlich werden. Wie weit die Auswirkungen reichen, hängt vom Einzelfall, der Funktion der betroffenen Person und dem weiteren Vorgehen der zuständigen Stelle ab.

Ein strukturiert organisierter Praxisalltag kann dabei helfen, wiederkehrende organisatorische Aufgaben zuverlässig zu bearbeiten. Die Praxissoftware medatixx unterstützt Arztpraxen unter anderem bei der medizinischen Dokumentation, bei der Terminplanung, beim Aufgabenmanagement und bei der Abrechnung. Dadurch lassen sich zentrale Bereiche des Praxisalltags digital abbilden und miteinander verbinden. Für größere ambulante Einrichtungen stehen mit xentro und x.vianova weitere Softwarelösungen zur Verfügung, die auf die Anforderungen unterschiedlicher Einrichtungen im ambulanten Bereich ausgerichtet sind.

Ist die Aktualisierungsfrist bereits überschritten, sollte das weitere Vorgehen zeitnah geklärt und die erforderliche Aktualisierung nachgeholt werden. Erster Ansprechpartner ist die zuständige Stelle, die im jeweiligen Fall prüft, ob eine verspätete Aktualisierung noch anerkannt werden kann oder weitere Schritte erforderlich sind. Parallel sollte ein geeigneter, anerkannter Aktualisierungskurs ausgewählt und möglichst zeitnah gebucht werden.

Anerkannte Aktualisierungskurse werden auch online angeboten und schließen mit einer Erfolgskontrolle ab. Neben dem klassischen Kurs können nach § 48 StrlSchV unter bestimmten Voraussetzungen auch andere anerkannte Fortbildungsmaßnahmen zur Aktualisierung der Fachkunde beziehungsweise Kenntnisse geeignet sein. Entscheidend ist, dass die jeweilige Maßnahme den geltenden Anforderungen entspricht und von der zuständigen Stelle anerkannt wird.

Eine verlässliche Fristenkontrolle hilft dabei, Aktualisierungstermine frühzeitig zu erkennen und notwendige Maßnahmen rechtzeitig zu planen.

Folgende Routinen haben sich dafür im Praxisalltag bewährt:

• Zentrales Fristenregister: Erwerbs- und Aktualisierungsdaten aller Fachkunde- und Kenntnisnachweise werden übersichtlich erfasst und regelmäßig kontrolliert.
• Frühzeitige Erinnerung: Erinnerungen sechs bis zwölf Monate vor dem jeweiligen Fristablauf schaffen ausreichend Zeit für Kursauswahl, Anmeldung und Dienstplanung.
• Rechtzeitige Kursbuchung: Benötigte Aktualisierungskurse sollten frühzeitig gebucht werden, damit passende Termine innerhalb der Frist verfügbar sind.
• Dokumentierte Nachweise: Teilnahmebescheinigungen werden unmittelbar nach der Aktualisierung digital abgelegt und den jeweiligen Nachweisen eindeutig zugeordnet.
• Prüfung bei Neueinstellungen: Vor dem Einsatz am Röntgengerät werden die erforderlichen Fachkunde- oder Kenntnisnachweise einschließlich des letzten Aktualisierungsstands geprüft.
• Klare Verantwortlichkeit: Eine festgelegte Person übernimmt das Fristenmanagement und wird durch eine Vertretung unterstützt. So bleibt die Kontrolle auch bei Urlaub, Krankheit oder Personalwechsel gewährleistet.