Was passiert mit Patientenakten bei Praxisaufgabe? – Aufbewahrung, Übergabe und Entsorgung

Die Aufgabe einer Arztpraxis zählt zu den rechtlich anspruchsvollsten Vorgängen im ärztlichen Berufsleben, insbesondere beim Umgang mit Patientenakten. Die Dokumentenpflicht bei einer Praxisschließung und die Aufbewahrungspflicht für Patientenakten sind keine rein organisatorischen Fragen. Sie berühren unmittelbar geltendes Berufsrecht, Datenschutzrecht und die Fürsorgepflicht gegenüber den Patienten. Wer eine Arztpraxis schließen und die Unterlagen ordnungsgemäß verwalten möchte, steht vor einem komplexen Geflecht aus gesetzlichen Vorgaben, berufsrechtlichen Pflichten und praktischen Anforderungen.

Die Pflichten rund um die Patientenakte enden nicht mit dem letzten Behandlungstag. Mit der Praxisaufgabe beginnt vielmehr ein eigenständiger Verantwortungszeitraum, in dem sorgfältig zwischen Aufbewahrung, Übergabe und Vernichtung abzuwägen ist. Dazu gehören sowohl aktive Handlungspflichten als auch Unterlassungspflichten. Ihr gemeinsames Ziel ist es, die Persönlichkeitsrechte und medizinischen Interessen der Patienten dauerhaft zu schützen.

Die Aufbewahrung von Patientenakten ist durch mehrere gesetzliche und berufsrechtliche Vorschriften geregelt. Die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ergibt sich insbesondere aus § 630f BGB (Patientenrechtegesetz) sowie der Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ä) beziehungsweise den Berufsordnungen der jeweiligen Landesärztekammern. Ergänzend stellt die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) Anforderungen an die datenschutzkonforme Speicherung, Verarbeitung und spätere Löschung von Gesundheitsdaten. Welche Aufbewahrungsfrist gilt, richtet sich nach der Art der jeweiligen Unterlagen.

Zu den wichtigsten gesetzlichen Mindestaufbewahrungsfristen gehören:

• Allgemeine Patientenakten: Mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung.
• Röntgenaufnahmen und Untersuchungsdaten: Zehn Jahre bei volljährigen Patienten; bei minderjährigen Patienten bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres (§ 85 Strahlenschutzgesetz).
• Strahlentherapeutische Behandlungen: Mindestens 30 Jahre (§ 85 Strahlenschutzgesetz).
• Aufzeichnungen zur Anwendung von Blutprodukten: Mindestens 30 Jahre (§ 14 Transfusionsgesetz).
• Laborunterlagen und Befundberichte: Grundsätzlich zehn Jahre.
• Psychotherapeutische Dokumentationen: Grundsätzlich zehn Jahre.

Bei einer Praxisabgabe stellt die Übergabe von Patientenakten keinen rein administrativen Vorgang dar, sondern einen rechtlich regulierten Prozess. Er muss sowohl die Interessen der Patienten als auch die Anforderungen des Datenschutzrechts berücksichtigen. Eine Weitergabe von Patientendaten an einen Nachfolger ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, insbesondere wenn eine informierte Einwilligung der Patienten vorliegt oder ein legitimes Interesse im Sinne der geltenden Datenschutzregelungen nachgewiesen werden kann. In der Praxis hat sich dafür das sogenannte Zwei-Schrank-Modell etabliert, bei dem der Nachfolger erst nach Zustimmung der Patienten Zugriff auf deren Unterlagen erhält.

Bei der Übergabe an einen Nachfolger kommt es vor allem auf diese Punkte an:

• Patientenbenachrichtigung: Alle Patienten werden schriftlich über die Praxisübergabe, die übernehmende Praxis und die Möglichkeit informiert, der Datenweitergabe zu widersprechen.
• Einwilligungsmanagement: Erteilte oder verweigerte Einwilligungen sind zu dokumentieren, ebenso der Umgang mit Akten von Patienten, die der Übergabe widersprechen.
• Vertragliche Grundlage: Eine schriftliche Vereinbarung mit der Nachfolgepraxis regelt die datenschutzkonforme Behandlung der übergebenen Daten.
• Vollständigkeitsnachweis: Ein Übergabeprotokoll mit Datum und Unterschrift beider Seiten hält fest, wann welche Akten übergeben wurden.
• Nicht zustimmende Patienten: Für deren Unterlagen ist eine sichere Verwahrung während der verbleibenden Aufbewahrungsfrist zu regeln.

Eine sorgfältig vorbereitete Übergabe schützt die abgebende Praxis vor späteren Haftungsansprüchen und sichert die Kontinuität der medizinischen Versorgung.

Mit der Entscheidung zur Praxisschließung entstehen datenschutzrechtliche Pflichten, die über die bloße Verwaltung von Patientenakten hinausgehen.

Im Rahmen einer Praxisschließung sind folgende datenschutzrechtlichen Maßnahmen verpflichtend:

• Patienteninformation: Alle Patienten werden transparent und rechtzeitig über die bevorstehende Schließung, den Verbleib ihrer Daten und ihre Rechte auf Auskunft, Herausgabe oder Löschung informiert.
• Datenschutzbeauftragter: War ein betrieblicher Datenschutzbeauftragter bestellt, ist dessen Funktion formell zu beenden.
• Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten: Das nach DSGVO geführte Verzeichnis ist bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen fortzuführen oder ordnungsgemäß zu archivieren.
• Offene Betroffenenanfragen: Noch nicht abgeschlossene Auskunfts-, Berichtigungs- oder Löschanfragen sind spätestens zum Zeitpunkt der Schließung zu beantworten.
• Meldung von Datenpannen: Bis zur vollständigen Auflösung bleibt die Pflicht bestehen, Sicherheitsvorfälle innerhalb der vorgeschriebenen Fristen an die Aufsichtsbehörde zu melden.

Bei einer Praxisübergabe spielt eine strukturierte Verwaltung digitaler Patientenakten eine wichtige Rolle. Die Praxissoftwarelösungen von medatixx unterstützen Arztpraxen, Psychotherapiepraxen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) dabei, Patientenverwaltung, medizinische Dokumentation und Abrechnung in einer gemeinsamen Systemumgebung zu organisieren. Je nach eingesetzter Softwarelösung und den gewählten Zusatzmodulen stehen außerdem Funktionen wie die digitale Archivierung, die Anbindung an die Telematikinfrastruktur sowie weitere Lösungen zur Unterstützung administrativer Praxisabläufe zur Verfügung.

Nach Ablauf der jeweils geltenden Aufbewahrungsfristen dürfen Patientenakten nicht nur vernichtet werden. Unter datenschutzrechtlichen Gesichtspunkten kann sogar eine Pflicht zur Löschung bestehen. Ziel ist es, dass nach der Entsorgung keine Rückschlüsse auf die betroffenen Patienten mehr möglich sind. Eine DSGVO-konforme Entsorgung erfordert für papierbasierte wie für digitale Unterlagen klare Verfahren und eine lückenlose Nachweisführung.

Für die physische Vernichtung von Akten werden in der Regel zertifizierte Dienstleister beauftragt, die eine nachweisliche Vernichtung nach anerkannten Sicherheitsstufen gewährleisten. Digitale Unterlagen erfordern technische Löschverfahren, die eine vollständige und nicht umkehrbare Datenlöschung sicherstellen. Das bloße Verschieben von Dateien in den Papierkorb genügt dabei nicht.

Die Vernichtung medizinischer Unterlagen muss bestimmte Anforderungen erfüllen:

• Papierbasierte Akten: Die Vernichtung erfolgt ausschließlich durch zertifizierte Dienstleister nach DIN 66399 oder vergleichbaren anerkannten Normen, niemals über Hausmüll oder ungeschütztes Altpapier.
• Qualifikation des Dienstleisters: Der Dienstleister muss nachweislich auf die Vernichtung vertraulicher Unterlagen spezialisiert sein und entsprechende Zertifizierungen vorhalten.
• Vernichtungsnachweis: Für jede Maßnahme ist ein schriftliches Vernichtungsprotokoll anzufertigen und aufzubewahren.
• Löschung digitaler Akten: Elektronische Daten sind durch geprüfte Löschverfahren zu entfernen, die eine Wiederherstellung dauerhaft ausschließen.
• Datenträgervernichtung: Physische Datenträger wie Festplatten oder USB-Sticks sind zertifiziert zu löschen oder physisch zu zerstören.
• Dokumentation des Gesamtprozesses: Der gesamte Entsorgungsvorgang ist intern zu dokumentieren, um gegenüber Aufsichtsbehörden die ordnungsgemäße Vernichtung nachweisen zu können.

Die Verwaltung von Patientenakten bei einer Praxisaufgabe umfasst weit mehr als die bloße Aufbewahrung von Unterlagen. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen, datenschutzkonforme Übergaben, die sichere Verwahrung sowie die fristgerechte Vernichtung müssen als zusammenhängender Prozess geplant und umgesetzt werden. Eine frühzeitige Organisation mit klaren Zuständigkeiten und einer vollständigen Dokumentation trägt dazu bei, rechtliche Risiken zu vermeiden und die Interessen der Patienten zu wahren.

Bei komplexen Fragestellungen, etwa zu fachrichtungsspezifischen Aufbewahrungsfristen oder den Voraussetzungen einer Aktenübergabe, können die zuständige Ärztekammer oder eine auf Medizinrecht spezialisierte Rechtsberatung unterstützen. Eine sorgfältig vorbereitete und rechtskonforme Praxisaufgabe schafft Rechtssicherheit und gewährleistet den verantwortungsvollen Umgang mit sensiblen Patientendaten.