Wie wird eine Psychotherapeutische Sprechstunde abgerechnet? – EBM, Voraussetzungen und Beispiele

Die Abrechnung der Psychotherapeutischen Sprechstunde erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Krankenversicherung nach den Vorgaben des Einheitlichen Bewertungsmaßstabs (EBM). Für niedergelassene Psychotherapeuten und psychiatrisch tätige Ärzte gelten dabei feste Abrechnungsregelungen, die unter anderem von der Qualifikation des Leistungserbringers und den strukturellen Voraussetzungen der Praxis abhängen. Eine korrekte Abwicklung erfordert daher Kenntnisse der relevanten EBM-Vorgaben sowie der Besonderheiten dieser Leistungsform. Der folgende Überblick zeigt die wesentlichen Grundlagen der Abrechnung, erläutert die maßgebliche Gebührenordnungsposition und stellt typische Anwendungssituationen aus dem Praxisalltag dar.

Die Psychotherapeutische Sprechstunde ist eine im GKV-Versorgungssystem verankerte Leistung, die auf den Vorgaben der Psychotherapie-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses basiert. Sie dient der ersten fachlichen Einschätzung psychischer Beschwerden und ermöglicht eine diagnostische Einordnung sowie die Feststellung, welcher weitere Unterstützungsbedarf besteht. Dadurch bildet sie einen wichtigen Zugang zur psychotherapeutischen Versorgung und unterstützt die gezielte Steuerung weiterer Behandlungsschritte.

Im Unterschied zu probatorischen Sitzungen oder einer genehmigungspflichtigen Richtlinientherapie handelt es sich bei der Psychotherapeutischen Sprechstunde nicht um eine reguläre Behandlungsphase. Während probatorische Sitzungen der vertieften Vorbereitung einer möglichen Therapie dienen und eine Richtlinientherapie auf einem bewilligten Antrag basiert, steht bei der Sprechstunde zunächst die Orientierung im Vordergrund. Sie kann mit einer Empfehlung für weitere Maßnahmen enden oder ohne anschließende Therapie beendet werden.

Damit die Psychotherapeutische Sprechstunde gegenüber der Kassenärztlichen Vereinigung korrekt abgerechnet werden kann, müssen mehrere Voraussetzungen zusammenkommen. Sie betreffen zwei Ebenen: zum einen die persönlichen und institutionellen Zulassungsbedingungen, die festlegen, wer diese Leistung erbringen und abrechnen darf, zum anderen die Dokumentationspflichten, die ihre Nachweisbarkeit im Prüfungsfall sicherstellen. Beide Ebenen werden in den folgenden Unterabschnitten behandelt.

Die Berechtigung zur Abrechnung der Psychotherapeutischen Sprechstunde ist an persönliche und institutionelle Voraussetzungen geknüpft, die kumulativ erfüllt sein müssen.

Maßgeblich sind im Wesentlichen diese Kriterien:

• Kassenzulassung als Vertragspsychotherapeut: Nur Psychotherapeuten mit einer gültigen Zulassung zur vertragsärztlichen beziehungsweise vertragspsychotherapeutischen Versorgung dürfen GKV-Leistungen abrechnen. Eine bloße Approbation ohne Kassenzulassung genügt nicht.
• Anerkennung als Richtlinienpsychotherapeut: Der Leistungserbringer muss eine Fachkunde in einem oder mehreren der von der Psychotherapie-Richtlinie anerkannten Verfahren nachweisen können.
• Fachkundenachweis gegenüber der KV: Die entsprechende Fachkunde muss der zuständigen Kassenärztlichen Vereinigung formal nachgewiesen und von ihr anerkannt sein.
• Geeignetes Praxissetting: Die Leistung muss in einem zugelassenen, KV-konformen Rahmen erbracht werden, etwa in einer eigenen Praxis, einer Berufsausübungsgemeinschaft oder einem zugelassenen medizinischen Versorgungszentrum.
• Keine Einschränkungen durch die KV: Bestehende Zulassungsbeschränkungen, ruhende Zulassungen oder laufende Disziplinarverfahren können die Abrechnungsberechtigung einschränken oder aussetzen.

Institutionelle Besonderheiten, etwa bei Anstellungsverhältnissen in einem medizinischen Versorgungszentrum, sind gesondert mit der zuständigen KV zu klären, da die Abrechnungsberechtigung in diesen Konstellationen an die Zulassung des Versorgungszentrums gebunden sein kann.

Neben den Zulassungsbedingungen ist eine sorgfältige Dokumentation unverzichtbar für die Abrechnungsfähigkeit der Psychotherapeutischen Sprechstunde. Bei einer Prüfung durch die KV gilt die Patientenakte als zentrales Nachweisdokument.

Festzuhalten sind dabei vor allem folgende Angaben:

• Datum und Uhrzeit der Sprechstunde: Jede abgerechnete Sitzung ist mit Datum sowie Anfangs- und Endzeit zu dokumentieren, um die Einhaltung der vorgeschriebenen Mindestdauer zu belegen.
• Inhaltliche Gesprächsdokumentation: In der Patientenakte sind die wesentlichen Gesprächsinhalte festzuhalten, insbesondere die geschilderte Symptomatik, der psychische Befund und die daraus abgeleitete Einschätzung des Behandlungsbedarfs.
• Angabe der erbrachten Leistungsziffer: Die abgerechnete EBM-Ziffer ist der jeweiligen Sitzung eindeutig zuzuordnen und zu vermerken.
• Nachweis der Patientenidentität und GKV-Zugehörigkeit: Die Versichertendaten sind vollständig zu erfassen und auf Gültigkeit der elektronischen Gesundheitskarte zu prüfen.
• Dokumentation der Einheiten je Krankheitsfall: Da für die Psychotherapeutische Sprechstunde ein patientenbezogenes Gesamtkontingent gilt, muss die Zahl der erbrachten Einheiten je Patient über den Krankheitsfall hinweg nachvollziehbar sein.
• Aufbewahrung gemäß gesetzlicher Fristen: Sämtliche Aufzeichnungen unterliegen den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen und müssen im Prüfungsfall vollständig vorgelegt werden können.

Eine lückenlose Dokumentation schützt nicht nur vor Rückforderungen der KV, sondern sichert auch die Transparenz des Behandlungsverlaufs.

Innerhalb des Einheitlichen Bewertungsmaßstabs wird die Psychotherapeutische Sprechstunde über die Gebührenordnungsposition 35151 abgerechnet. Sie ist als Einzelbehandlung in Einheiten von mindestens 25 Minuten angelegt; eine 50-minütige Sprechstunde wird entsprechend zweimal angesetzt. Die gewählte Abrechnung muss dem tatsächlichen Leistungsgeschehen entsprechen, also der Dauer und der Zahl der Einheiten im jeweiligen Krankheitsfall. Jede Einheit verfügt über einen festgelegten Punktwert, der über den regionalen Punktwert der KV in einen Eurobetrag umgerechnet wird.

Zu berücksichtigen ist außerdem das Zusammenspiel der Sprechstunde mit anderen Leistungen. Vor probatorischen Sitzungen, einer Akutbehandlung oder einer Richtlinientherapie ist in der Regel eine Sprechstunde von mindestens 50 Minuten Dauer Voraussetzung. Die Sprechstunde selbst wird nicht auf die Kontingente der Richtlinientherapie angerechnet.

Die wesentlichen Abrechnungsbedingungen der GOP 35151 lassen sich so zusammenfassen:

• Mindestdauer: Eine Einheit der Psychotherapeutischen Sprechstunde umfasst mindestens 25 Minuten. Kürzere Kontakte erfüllen die Leistungsdefinition nicht.
• Patientenkreis: Abrechenbar bei Patienten mit psychischen Beschwerden, für die eine erste diagnostische Orientierung oder eine Klärung des weiteren Versorgungsbedarfs erforderlich ist, unabhängig davon, ob im Anschluss eine Therapie eingeleitet wird.
• Höchstfrequenz bei Erwachsenen: Je Krankheitsfall sind bei Erwachsenen höchstens sechs Einheiten zu je 25 Minuten abrechenbar, insgesamt also bis zu 150 Minuten.
• Erweitertes Kontingent für jüngere Patienten: Bei Patienten bis zum vollendeten 21. Lebensjahr sowie bei Menschen mit einer geistigen Behinderung sind bis zu zehn Einheiten je Krankheitsfall möglich, insgesamt bis zu 250 Minuten.
• Bezugszeitraum Krankheitsfall: Der Krankheitsfall umfasst das aktuelle sowie die drei nachfolgenden Kalendervierteljahre. Die Zählung der Einheiten erfolgt nicht je Quartal, sondern über diesen Zeitraum.
• Voraussetzung für weitere Behandlung: Vor probatorischen Sitzungen, Akutbehandlung oder Richtlinientherapie müssen innerhalb der letzten vier Quartale insgesamt mindestens 50 Minuten Sprechstunde stattgefunden haben.

Typischerweise findet die GOP 35151 in Erstgesprächen Anwendung, bei denen noch keine Therapieentscheidung getroffen wurde.

Die abstrakte Kenntnis der EBM-Vorgaben entfaltet ihren Nutzen erst, wenn sie auf konkrete Praxissituationen angewendet wird. Gerade die zeitliche Abfolge von Sprechstunde und Folgeleistungen wirft im Alltag häufig Fragen auf.

Die nachstehenden Beispielszenarien veranschaulichen typische Abrechnungsverläufe:

• Szenario 1, Erstvorstellung ohne Therapieeinleitung: Ein Patient stellt sich mit unspezifischen psychischen Beschwerden vor. In drei aufeinanderfolgenden Wochen finden Einzelgespräche von je mindestens 25 Minuten statt. Da keine Therapie eingeleitet wird, werden drei Einheiten der Sprechstunde abgerechnet. Sie verbleiben innerhalb des zulässigen Kontingents von sechs Einheiten je Krankheitsfall.
• Szenario 2, Übergang in probatorische Sitzungen: Nach zwei Sprechstundeneinheiten von je 25 Minuten ergibt sich eine Therapieindikation. Damit sind die für eine weitergehende Behandlung erforderlichen 50 Minuten Sprechstunde erreicht. Die folgenden Termine werden als probatorische Sitzungen dokumentiert und abgerechnet, während die beiden Sprechstundeneinheiten bestehen bleiben.
• Szenario 3, jüngerer Patient mit erweitertem Kontingent: Ein 17-jähriger Patient nimmt die Sprechstunde in Anspruch. Für Patienten bis zum vollendeten 21. Lebensjahr stehen bis zu zehn Einheiten je Krankheitsfall zur Verfügung, insgesamt bis zu 250 Minuten. Ein Teil davon kann bei Bedarf mit relevanten Bezugspersonen ohne Anwesenheit des Patienten stattfinden.

Für die Anforderungen psychotherapeutischer Praxen bietet medatixx mit psyx eine speziell auf Psychotherapeuten ausgerichtete Praxissoftware. Sie unterstützt bei der digitalen Verwaltung von Patientendaten, der Dokumentation, der Terminorganisation sowie bei der Vorbereitung und Verwaltung abrechnungsrelevanter Leistungen. Dadurch lassen sich administrative Abläufe strukturieren und der Praxisalltag effizienter organisieren.

Erweiterungen wie die Gruppenverwaltung unterstützen bei der Organisation von Therapiegruppen, indem Patienten zugeordnet und Gruppensitzungen geplant werden können. Zusätzlich ermöglicht das Add-on Psychologische Testverfahren die digitale Durchführung und Auswertung psychologischer Tests ohne papierbasierte Abläufe.

In dem Abrechnungsprozess psychotherapeutischer Praxen treten bestimmte Fehlermuster immer wieder auf, die zu Rückforderungen der KV oder zu Beanstandungen in Qualitätsprüfungen führen können. Meist entstehen sie nicht durch Unkenntnis der Grundregeln, sondern durch Unschärfen bei der Anwendung im Einzelfall.

Welche Fehler besonders oft auftreten und wie sie sich vermeiden lassen:

• Überschreitung des Sitzungskontingents: Werden mehr als die zulässigen Einheiten je Patient abgerechnet, droht eine Rückforderung. Korrekt ist eine fortlaufende patientenbezogene Zählung der erbrachten Einheiten über den Krankheitsfall hinweg.
• Unzureichende Dokumentation der Sitzungsdauer: Ohne Anfangs- und Endzeit in der Akte lässt sich die Mindestdauer nicht belegen. Korrekt ist die sitzungsgenaue Erfassung von Zeitpunkt und Dauer unmittelbar im Anschluss an das Gespräch.
• Fehlende inhaltliche Dokumentation: Eine reine Zeitangabe ohne Gesprächsdokumentation erfüllt die Nachweispflichten nicht. Korrekt ist die stichwortartige Erfassung von Befund, Symptomatik und Versorgungseinschätzung je Sitzung.
• Missachtung der Kombinationsregeln: Bestimmte Leistungen sind im selben Behandlungsfall nicht nebeneinander abrechenbar. Korrekt ist die Prüfung der einschlägigen Ausschluss- und Kombinationsregeln vor der Quartalsabgabe.
• Abrechnung ohne gültige Kassenzulassung: Eine Leistungserbringung durch nicht oder nicht mehr zugelassene Personen stellt einen schwerwiegenden Compliance-Verstoß dar.

Eine rechtssichere Abrechnung der Psychotherapeutischen Sprechstunde beruht auf dem Zusammenspiel mehrerer Ebenen: der formalen Zulassungsberechtigung des Leistungserbringers, der korrekten Anwendung der GOP 35151, der konsequenten Einhaltung der Kontingentgrenzen je Krankheitsfall sowie einer lückenlosen Sitzungsdokumentation. Eine korrekte Abrechnung erfordert daher eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit den geltenden Vorgaben, da sich die Anforderungen der Kassenärztlichen Vereinigungen ändern können.

Wer die genannten Voraussetzungen systematisch prüft, typische Fehlerquellen kennt und die Abrechnungslogik konsequent auf den Versorgungsalltag überträgt, schafft eine solide Grundlage für eine beanstandungsfreie Quartalsabrechnung. Orientierung geben dabei die klare Unterscheidung der Leistungskategorien, die präzise Zuordnung von Dokumentation und Ziffer sowie das frühzeitige Erkennen von Situationen, in denen Kombinationsregeln oder Kontingentgrenzen greifen.