x.archiv + eForms: Archivierung, die mitdenkt

Digitale Archivierungslösungen unterstützen Praxen dabei, medizinische Dokumente und Bilddaten revisionssicher zu speichern und zu verwalten. Darüber hinaus schaffen sie spürbare Entlastung im Praxisalltag, indem sie Abläufe vereinfachen und somit wertvolle Zeit sparen. 

Wie das in der Praxis aussehen kann, zeigt das folgende Beispiel: x.archiv wird hier mit eForms kombiniert – einem Zusatzmodul, mit dem praxiseigene Formulare, beispielsweise Einverständniserklärungen, digital auf einem Tablet ausgefüllt und unterschrieben werden können. Die ausgefüllten Formulare werden anschließend patientenbezogen archiviert. Ab sofort steht zudem eForms Anywhere zur Verfügung: Patientenformulare können dabei direkt auf dem Smartphone, Tablet oder Notebook des Patienten geöffnet, bearbeitet und unterschrieben werden. Die Ausgabe eines Praxis-Tablets entfällt.

Praxisbeispiel: Schneller Überblick und direkter Zugriff auf aktuelle Patienteninformationen

Frau Maria Muster ist seit mehreren Jahren Patientin in der orthopädischen Praxis Dr. Wagner. Sie wurde bereits in der Praxissoftware angelegt und ihre Daten in der Vergangenheit an x.archiv übergeben. Ihre Stammdaten liegen daher bereits vollständig in beiden Systemen vor. Für einen anstehenden Kontrolltermin sollen ihre Gesundheitsdaten aktualisiert werden.

Vor dem Termin öffnet  das Praxisteam in x.archiv das Zusatzmodul eForms und wählt das Formularpaket „Anamnese-Update“ aus. Da die Stammdaten bereits vorhanden sind, werden Name, Geburtsdatum und weitere Patientendaten automatisch in die Formulare übernommen. Die Praxis sendet Frau Muster einige Tage vor ihrem Termin einen Link per E-Mail. Zusätzlich erhält Frau Muster einen SMS-Code zur Verifizierung. 

Geänderte Gesundheitsdaten? Kein Problem.

Am Abend öffnet sie den Link bequem auf ihrem Smartphone und füllt die Formulare in Ruhe von zuhause aus. Die klar strukturierte Benutzerführung leitet sie Schritt für Schritt durch den Prozess. Sie ergänzt, dass sie seit ihrem letzten Praxisbesuch ein neues Medikament einnimmt und gelegentlich unter Rückenschmerzen leidet. Die erforderlichen Unterschriften leistet sie direkt digital auf ihrem Smartphone.

Bereits vor dem Termin liegen der Praxis damit alle relevanten Informationen und Dokumente vollständig vor. Die ausgefüllten Formulare werden automatisch in x.archiv  abgelegt, während wichtige Informationen aus den Formularen in die Karteikarte des Patienten übernommen werden können.

Die wichtigsten Vorteile für Praxispersonal und Patienten:

• Keine erneute Erfassung von Stammdaten erforderlich
• Formulare können bequem vor dem Termin ausgefüllt werden
• Aktuelle Informationen liegen bereits vor Behandlungsbeginn vor
• Weniger Verwaltungsaufwand am Empfang
• Automatische Archivierung und vollständige Dokumentation
• Keine Medienbrüche und Übertragungsfehler von Papierformularen
• Schnellere und effizientere Terminvorbereitung

Die wichtigsten Vorteile für Behandler:

• Direkter Start in die Sprechstunde mit bereits vorliegenden und aktuellen Patienteninformationen

• Mehr Zeit für die medizinische Behandlung statt für organisatorische Aufgaben

• Bessere Vorbereitung auf das Patientengespräch durch frühzeitige Einsicht in relevante Angaben

• Gezielte und strukturierte Gesprächsführung auf Basis der bereits erfassten Informationen

• Weniger Rückfragen und Nachdokumentationen während oder nach dem Termin

• Höhere Effizienz bei Anamnese, Beratung und Behandlungsvorbereitung