Wann darf ein Arzt Ausfallhonorar verlangen? Voraussetzungen und Praxisbeispiele

Nicht wahrgenommene Arzttermine ohne rechtzeitige Absage führen zu wirtschaftlichen Nachteilen, da reservierte Behandlungszeiten kurzfristig nicht neu vergeben werden können und laufende Kosten unverändert bestehen bleiben. Das Ausfallhonorar stellt in diesem Zusammenhang ein anerkanntes Mittel dar, um entgangene Einnahmen auszugleichen und zugleich die Verbindlichkeit von Terminabsprachen zu erhöhen. Seine Anwendung erfordert eine klare organisatorische und kommunikative Einbettung, da es sowohl kompensatorische als auch präventive Funktionen erfüllt und sensibel auf das Arzt-Patienten-Verhältnis wirkt.

Rechtlich gründet der Anspruch auf dem Dienstvertrag gemäß §§ 611 ff. BGB, der mit der Terminvereinbarung beiderseitige Leistungspflichten begründet. Das unentschuldigte Fernbleiben kann als schuldhafte Pflichtverletzung gewertet werden und einen Schadensersatzanspruch nach § 280 Abs. 1 BGB auslösen, wobei sich die Höhe eines geltend gemachten Ausfallhonorars am entgangenen Gewinn im Sinne des § 252 BGB orientiert.

Die rechtliche Durchsetzbarkeit von Ausfallhonoraren setzt das kumulative Vorliegen mehrerer Voraussetzungen voraus.

Folgende Voraussetzungen müssen nachweislich erfüllt sein:

• Konkreter wirtschaftlicher Schaden: Es muss ein tatsächlich entstandener finanzieller Nachteil vorliegen, etwa durch nicht anderweitig vergebene Behandlungskapazität und ausgefallene Einnahmen. Rein abstrakte oder hypothetische Verdienstmöglichkeiten genügen nicht.
• Schuldhaftes Fernbleiben der ausbleibenden Person: Der Termin muss zumindest fahrlässig versäumt worden sein. Unverschuldete Verhinderungen wie Notfälle, höhere Gewalt oder medizinische Gründe schließen eine Honorarpflicht aus; deren Vorliegen ist von der ausbleibenden Person darzulegen.
• Vorab kommunizierte und angemessene Absagefrist: Die Praxis muss eine klare Absagefrist festgelegt und transparent kommuniziert haben, die eine realistische Neuvergabe des Termins ermöglicht. Die Angemessenheit richtet sich nach Art und Dauer der Behandlung.
• Verhältnismäßigkeit der Forderung: Die Höhe des Ausfallhonorars darf den tatsächlich entstandenen Schaden nicht überschreiten. Unangemessen hohe Pauschalen können als unzulässige Vertragsstrafen unwirksam sein.
• Nicht erfolgte Ersatzbelegung des Termins: Es muss dokumentiert werden, dass der Termin nicht kurzfristig anderweitig vergeben werden konnte. Bei erfolgreicher Ersatzbelegung oder nachweislich bestehenden Wartelisten entfällt die Schadensgrundlage.

Im Praxisalltag sind Terminausfälle nicht immer eindeutig zu bewerten. Häufig entstehen Grenzfälle, in denen zwischen berechtigtem wirtschaftlichen Interesse und angemessener Kulanz abgewogen werden muss. Die konkrete Fallgestaltung entscheidet, ob ein Ausfallhonorar durchsetzbar ist oder besondere Umstände die Forderung als unangemessen erscheinen lassen.

Typische Szenarien umfassen:

• Berechtigtes Ausfallhonorar bei wiederholtem unentschuldigtem Fehlen: Innerhalb von drei Monaten wird ein Termin zum dritten Mal ohne Absage versäumt, obwohl bei jeder Vereinbarung auf die 24-Stunden-Frist und die Ausfallgebühr von 50 Euro hingewiesen wurde. Schriftliche Terminbestätigungen enthalten diese Hinweise, und die Zeitslots konnten nicht anderweitig genutzt werden. Die Forderung ist rechtlich durchsetzbar, da alle Voraussetzungen erfüllt sind und das wiederholte Verhalten die wirtschaftliche Schutzwürdigkeit der Praxis unterstreicht.
• Nicht berechtigtes Ausfallhonorar bei akutem Notfall: Am Vorabend des Termins ereignet sich ein Unfall mit anschließendem Krankenhausaufenthalt, die Praxis wird erst am Folgetag informiert. Trotz fehlender rechtzeitiger Absage ist eine Honorarforderung rechtlich problematisch, da höhere Gewalt vorliegt und kein Verschulden erkennbar ist. Auf die Forderung sollte verzichtet und die Situation in der Patientenakte dokumentiert werden.
• Rechtlich fragwürdige Forderung bei fehlender Vorabinformation: Nach erstmaligem Nichterscheinen wird eine Ausfallgebühr von 60 Euro berechnet, obwohl die Regelung weder telefonisch erwähnt noch schriftlich bestätigt wurde. Ein Aushang im Wartezimmer allein reicht nicht aus. Die Forderung ist kaum durchsetzbar, da die Voraussetzung transparenter Vorabinformation fehlt.
• Berechtigtes Ausfallhonorar trotz Absage außerhalb der Frist: 18 Stunden vor dem vereinbarten Termin erfolgt eine telefonische Absage, obwohl die Praxis eine 24-Stunden-Frist vorsieht. Da kein Ersatz für den Zeitslot gefunden werden konnte, ist die Forderung von 45 Euro gerechtfertigt. Kulanz bei knapp verpassten Fristen bleibt der Praxis überlassen, ist rechtlich jedoch nicht vorgeschrieben.
• Nicht durchsetzbare Forderung bei überbuchter Praxis: In einer zahnärztlichen Praxis mit systematischer Überbuchung hätte der versäumte Zeitslot kurzfristig durch Patienten von der Warteliste genutzt werden können. Die Schadensgrundlage entfällt daher, und die Forderung ist rechtlich angreifbar, obwohl die Ausfallhonorar-Regelung dokumentiert ist.

Rechtssichere Ausfallhonorar-Regelungen verbinden wirtschaftliche Notwendigkeit mit juristischer Absicherung und klarer Patientenkommunikation. Entscheidend sind transparente Vorabinformation, dokumentierte vertragliche Grundlagen und angemessene Honorargestaltung. Diese Elemente sichern die Durchsetzbarkeit und wahren zugleich die therapeutische Beziehung. Strukturierte Abläufe schaffen Klarheit über Absagefristen, Honorarhöhen und Ausnahmeregelungen und sorgen dafür, dass diese Informationen konsistent vermittelt werden.

Im Praxisalltag zeigt sich, dass kombinierte Maßnahmen wie Erinnerungen, klare Honorarregelungen und lückenlose Dokumentation besonders effektiv sind. Die differenzierte Betrachtung von Einzelfällen berücksichtigt unverschuldete Verhinderungen und ermöglicht eine angemessene Handhabung von Ausnahmen. Eine erfolgreiche Ausfallhonorar-Politik basiert weniger auf strikter Durchsetzung, sondern auf transparenten Rahmenbedingungen, die faire Ressourcennutzung fördern und das Vertrauen zwischen Praxis und Patienten stärken.