Bis wann muss der Arzt die eAU übermitteln? – Fristen, Tipps & Praxiswissen

Im Zuge der fortschreitenden Digitalisierung des Gesundheitswesens kommt der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eine zentrale Bedeutung im Praxisalltag zu. Die fristgerechte Übermittlung der eAU an die Krankenkassen ist dabei eine gesetzlich verankerte Pflicht, die unmittelbar in die organisatorischen Abläufe von Arztpraxen eingebunden ist. Sie sorgt nicht nur für Rechtssicherheit, sondern verlangt auch eine strukturierte und effiziente Gestaltung interner Prozesse.

Die Übermittlungsfrist definiert einen verbindlichen Zeitrahmen, innerhalb dessen die Arbeitsunfähigkeitsdaten digital weitergeleitet werden müssen. Eine konsequente Einhaltung dieses Zeitfensters gewährleistet einen verlässlichen Informationsfluss und fördert die reibungslose Zusammenarbeit mit Krankenkassen und Arbeitgebern. Damit wird die eAU zu einem festen Bestandteil moderner Praxisorganisation und trägt wesentlich zur digitalen Effizienz im Gesundheitswesen bei.

Die Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist im deutschen Gesundheitswesen eindeutig gesetzlich geregelt. Ärzte sind verpflichtet, die relevanten Daten nach der Ausstellung einer eAU unverzüglich und elektronisch an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. Laut aktueller Gesetzeslage muss die Übermittlung spätestens am nächsten Werktag nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit erfolgen. Diese Frist stellt sicher, dass Krankenkassen zeitnah über den Status der Arbeitsunfähigkeit informiert sind und nachgelagerte Prozesse – etwa die Information des Arbeitgebers oder die Leistungsbearbeitung – ohne Verzögerung ablaufen können.

Die Einhaltung der Übermittlungsfrist gilt als verbindlicher Standard und ist in den Vorgaben des Sozialgesetzbuchs (SGB V) sowie in ergänzenden Richtlinien verankert. Werden Fristen überschritten, kann dies je nach Fall rechtliche oder organisatorische Folgen nach sich ziehen. Damit ist die fristgerechte eAU-Übermittlung ein zentraler Bestandteil der digitalen und rechtlichen Ordnung im Gesundheitswesen und sichert eine einheitliche Vorgehensweise über alle Versorgungsebenen hinweg.

Im digitalisierten Praxisbetrieb kann die fristgerechte Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung  durch unterschiedliche Faktoren beeinträchtigt werden.

Typische Ursachen für Verzögerungen sind:

• Technische Störungen wie Systemausfälle, Serverprobleme oder instabile Internetverbindungen
• Software-Updates oder Versionskonflikte, die die Datenübertragung vorübergehend einschränken
• Unklare Verantwortlichkeiten innerhalb des Teams, etwa zwischen Ärzten, Verwaltung und IT-Beauftragten
• Fehlende oder unzureichend abgestimmte Arbeitsabläufe, die den Prozess der eAU-Übermittlung verzögern
• Hohe Arbeitsbelastung oder Stoßzeiten, in denen Routineprozesse unterbrochen werden
• Kurzfristige personelle Engpässe oder Änderungen in der Praxisorganisation
• Mangelnde Kommunikation über Zwischenstände oder auftretende Fehler während der Übermittlung

Eine pünktliche und fehlerfreie Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung gelingt vor allem dann, wenn Organisation, Verantwortlichkeiten und digitale Prozesse klar strukturiert sind.

Bewährte Maßnahmen, die sich in der Praxis etabliert haben, umfassen:

• Feste Zeitfenster für die eAU-Übermittlung – idealerweise verankert in den täglichen Praxisroutinen (z. B. Abschluss der Dokumentation vor Praxisschluss)
• Klare Verantwortlichkeiten – bestimmte Mitarbeiter überwachen die fristgerechte Übermittlung und kontrollieren offene Vorgänge
• Standardisierte Checklisten oder Kurzprotokolle zur schnellen und fehlerfreien Abwicklung des gesamten Prozesses
• Regelmäßige Team-Updates oder Kurzbesprechungen, um fristnahe Fälle sichtbar zu halten und Doppelkontrollen zu ermöglichen
• Gezielte Schulungen für alle Mitarbeiter im Umgang mit eAU-Prozessen und Praxissoftware, um Bedienfehler zu vermeiden
• Digitale Erinnerungs- und Kontrollmechanismen, etwa automatische Hinweise im System zur Einhaltung der Übermittlungsfristen
• Kontinuierliche Auswertung von Prozesszeiten und Ursachenanalysen bei Verzögerungen, um Schwachstellen frühzeitig zu erkennen