Wie wird die elektronische Krankschreibung (eAU) übermittelt? Ablauf, Technik & Pflichten im Überblick
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) hat das Verfahren zur Krankmeldung grundlegend verändert und das papierbasierte System weitgehend abgelöst. Seit der Einführung erfolgt die Übermittlung digital – direkt von der Praxis an die Krankenkasse –, was den administrativen Aufwand erheblich reduziert und Fehlerquellen minimiert.
Anstelle des bisherigen mehrstufigen Verteilprozesses übernimmt die Praxis nun die digitale Weiterleitung über sichere, standardisierte Kanäle. Für die Organisation bedeutet dies eine spürbare Entlastung, effizientere Abläufe und eine bessere Nachvollziehbarkeit. Gleichzeitig stärkt die eAU die Rolle medizinischer Einrichtungen als koordinierende Instanz in der Versorgungsstruktur – bei gleichzeitigem Fokus auf mehr Zeit für die eigentliche Patientenbehandlung.
Rechtliche Grundlagen und Verpflichtungen der eAU
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ist für Vertragsärzte seit dem 1. Januar 2023 verpflichtend. Die rechtlichen Vorgaben basieren auf dem Sozialgesetzbuch V (SGB V) sowie der Arbeitsunfähigkeits-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses. Ziel ist es, die Krankschreibung digital, einheitlich und sicher zu übermitteln.
Die Einhaltung erfolgt über die Telematikinfrastruktur (TI) und bringt konkrete Pflichten mit sich:
- Elektronische Ausstellung: Die AU muss direkt in der Praxissoftware digital erstellt werden.
- Verschlüsselte Übermittlung: Die Daten sind über den Kommunikationsdienst KIM an die Krankenkassen zu senden.
- Einheitliches Format: Die Übermittlung muss im strukturierten XML-Format erfolgen, wie in den TI-Spezifikationen definiert.
- Einhaltung der Frist: Die Daten müssen spätestens zwei Werktage nach Ausstellung der eAU übermittelt werden.
- Nachweis bei Störungen: Bei technischen Ausfällen ist die Papierform nur mit entsprechender Dokumentation vorübergehend zulässig.
Fristen und Sanktionen bei Nichteinhaltung
Die elektronische Übertragung muss bis spätestens 23:59 Uhr des zweiten Werktages nach Ausstellung abgeschlossen sein. Wird diese Frist nicht eingehalten, drohen empfindliche Sanktionen: von Honorarkürzungen durch die Kassenärztlichen Vereinigungen bis hin zu Regressforderungen der Krankenkassen – etwa bei verzögerter Leistungsgewährung. Wiederholte Verstöße können zudem die Abrechnungsfähigkeit der Praxis einschränken.
Technische Voraussetzungen für die eAU-Übertragung
Für die reibungslose Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist eine standardisierte technische Infrastruktur erforderlich.
Nur mit der passenden Ausstattung kann eine Praxis gesetzeskonform und effizient am digitalen Verfahren teilnehmen:
- Anbindung an die Telematikinfrastruktur (TI): Notwendig sind ein zugelassener Konnektor und ein gültiges VPN-Zugangsmodul.
- Elektronischer Heilberufsausweis (eHBA): Dient der qualifizierten elektronischen Signatur.
- Kartenterminal der Klasse 3: Zum Auslesen des eHBA und der elektronischen Gesundheitskarte.
- Stabile Internetverbindung: Empfohlen wird ein Breitbandanschluss mit mindestens 16 Mbit/s im Download.
- Aktuelle Systemumgebung: PC oder Server mit Windows 10/11 oder vergleichbarer Leistung.
- Sichere Netzwerkkonfiguration: Firewall-Regeln müssen TI-konform angepasst sein.
- Zuverlässige Datensicherung: Backup-Lösungen zur Ausfallsicherheit der eAU-Daten sind verpflichtend.
Integration in bestehende Praxisverwaltungssysteme
Die eAU-Funktionalität wird in der Regel über standardisierte Schnittstellen direkt in vorhandene Praxisverwaltungssysteme integriert. Moderne Softwarelösungen verfügen über entsprechende Module, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsprozesse einfügen. Voraussetzung für eine reibungslose Umsetzung ist die Kompatibilität mit aktuellen eAU-Datenstandards sowie die regelmäßige Pflege der Systemsoftware. Dabei bleibt die gewohnte Benutzeroberfläche weitgehend erhalten, was den Schulungsaufwand reduziert und die Abläufe im Praxisalltag nicht stört.
Schrittweise Übertragung der eAU im Praxisbetrieb
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die bisher papierbasierte Dokumentation vollständig.
Ihr Ablauf folgt einem klar definierten Prozess, der sich nahtlos in den Praxisalltag einfügt:
- Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte (eGK) mit Erfassung der Versicherungsdaten
- Eingabe der ICD-10-Diagnose und des Zeitraums der Arbeitsunfähigkeit im System
- Erstellung der eAU mit allen erforderlichen Angaben
- Elektronische Signatur über den Heilberufsausweis (eHBA)
- Verschlüsselte Übertragung an die Krankenkasse über die Telematikinfrastruktur
- Empfang der Übertragungsbestätigung mit automatischer Dokumentation
- Ausdruck des Arbeitgeberexemplars zur Aushändigung an den Patienten
Validierung und Fehlerbehandlung im Übertragungsprozess
Moderne Praxisverwaltungssysteme prüfen eingegebene Daten in Echtzeit auf formale Vollständigkeit und inhaltliche Plausibilität. So lassen sich fehlerhafte oder unvollständige Einträge bereits vor dem Versand identifizieren. Bei Übertragungsfehlern liefern die Systeme detaillierte Fehlermeldungen mit konkreten Hinweisen zur Korrektur, etwa bei abgelaufenen Zertifikaten oder Verbindungsproblemen. Automatisierte Wiederholungsfunktionen und alternative Versandwege sorgen dafür, dass die Übermittlung auch bei Störungen zuverlässig abgeschlossen werden kann.
Moderne Praxisverwaltung: Digitale Lösungen für effiziente eAU-Prozesse
Die Digitalisierung der Krankschreibung bietet neue Möglichkeiten zur Optimierung administrativer Abläufe und führt zu spürbaren Effizienzgewinnen im Praxisbetrieb. Zeitaufwändige manuelle Schritte werden durch automatisierte Prozesse ersetzt, wodurch sich sowohl die Fehleranfälligkeit als auch der Dokumentationsaufwand deutlich reduzieren lassen. Eine moderne Praxissoftware integriert die eAU direkt in bestehende Abläufe und unterstützt eine strukturierte, rechtssichere Umsetzung.
Effiziente Umsetzung der eAU mit medatixx
medatixx zählt zu den etablierten Anbietern digitaler Praxissoftware und bietet umfassende Lösungen zur Abwicklung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Unsere Systeme ermöglichen eine einfache Erstellung, Signierung und Übermittlung der eAU direkt aus dem Praxisverwaltungssystem heraus. Durch die tiefe Integration in alle relevanten Arbeitsbereiche entstehen reibungslose Prozesse, die eine hochwertige, effiziente Dokumentation gewährleisten und Freiräume für die medizinische Versorgung schaffen.
Datenschutz und Sicherheit bei der eAU-Übermittlung
Die elektronische Übertragung von Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen unterliegt höchsten Sicherheitsstandards, die den besonderen Schutz sensibler Gesundheitsdaten gewährleisten und Praxen vor Datenschutzverstößen schützen.
Die wesentlichen Sicherheitsmechanismen im Überblick:
- Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Verschlüsselung der Daten während des gesamten Übertragungswegs (z. B. AES-256), um unbefugten Zugriff auszuschließen.
- Digitale Signatur: Elektronische Signatur mit dem Heilberufsausweis zur rechtsverbindlichen Authentifizierung und Sicherstellung der Datenintegrität.
- TI-konforme Übertragungskanäle: Nutzung zertifizierter, manipulationssicherer Verbindungswege innerhalb der Telematikinfrastruktur.
- Zugriffsmanagement: Rollenspezifische Rechtevergabe, Zwei-Faktor-Authentifizierung und passwortgeschützte Nutzerkonten zur Vermeidung unautorisierter Zugriffe.
- Protokollierungspflicht: Automatische Erstellung manipulationssicherer Audit-Logs zur Nachvollziehbarkeit sämtlicher Übertragungs- und Zugriffsvorgänge.
- Datenminimierung: Übermittlung ausschließlich erforderlicher Informationen nach dem Prinzip der Zweckbindung.
Zukunft der digitalen Krankschreibung: Trends und Entwicklungen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung markiert den Beginn einer umfassenden digitalen Transformation im Gesundheitswesen. Zukünftige Entwicklungen konzentrieren sich auf die Integration intelligenter Automatisierung, KI-gestützter Diagnoseprozesse sowie die nahtlose Vernetzung medizinischer Leistungserbringer. Ziel ist ein datenbasiertes Versorgungssystem, das Effizienz, Präzision und Individualisierung in der Patientenbehandlung deutlich steigert.
Innovative Anwendungsfelder wie telemedizinische Konsultationen mit integrierter eAU-Erstellung, interoperable Versorgungsnetzwerke oder vorausschauende Analysen zur Krankheitsprävention werden zunehmend an Bedeutung gewinnen. Digitale Krankschreibungsprozesse schaffen hierfür die notwendige infrastrukturelle Grundlage und eröffnen neue Spielräume für eine wirtschaftlichere, flexiblere und patientenzentrierte Versorgung. Die kontinuierliche Weiterentwicklung digitaler Werkzeuge trägt zudem zur Etablierung neuer Versorgungsmodelle und Kooperationsformen im Gesundheitsbereich bei.