Was ist das Ersatzverfahren bei der eAU? – Schritt-für-Schritt-Erklärung für Praxisteams
Das Ersatzverfahren ist ein alternativer Weg zur Ausstellung und Weitergabe der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU), der zum Einsatz kommt, wenn die reguläre digitale Übermittlung technisch nicht möglich ist. In solchen Ausnahmefällen wird vorübergehend auf papierbasierte oder vergleichbare Verfahren zurückgegriffen, um die Informationsweitergabe sicherzustellen und die Versorgungskontinuität zu gewährleisten. Es ermöglicht Praxisteams, auch während Systemausfällen oder technischen Störungen rechtskonform zu arbeiten, indem alle notwendigen Informationen lückenlos dokumentiert und an die relevanten Stellen übermittelt werden.
Im Unterschied zum Standardverfahren, bei dem sämtliche Daten elektronisch verarbeitet und an die Krankenkassen übermittelt werden, greift das Ersatzverfahren bewusst auf manuelle Abläufe zurück. So bleibt der Informationsfluss zwischen Praxis, Krankenkassen und weiteren Akteuren der Versorgung stabil, während gesetzliche Vorgaben und die Dokumentationspflicht eingehalten werden. Dieses Verfahren stellt ein flexibles Sicherungskonzept dar, das die kontinuierliche Praxisarbeit absichert und die rechtliche sowie organisatorische Stabilität im Umgang mit Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen gewährleistet.
Wann das Ersatzverfahren bei der eAU greift – Typische Ursachen & Auslöser
Das Ersatzverfahren wird immer dann eingesetzt, wenn die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorübergehend nicht möglich ist. In diesen Fällen sorgt es dafür, dass die Ausstellung und Weitergabe der Bescheinigung trotzdem rechtskonform erfolgen kann.
Typische Auslöser und Situationen, in denen das Ersatzverfahren aktiviert wird, sind:
- Ausfälle der Telematikinfrastruktur (TI): Zentrale Verbindungssysteme zwischen Praxissoftware und Krankenkassen sind vorübergehend nicht erreichbar
- Verbindungsprobleme im Internet- oder Praxisnetzwerk: Der sichere Zugriff auf die digitalen Systeme ist gestört oder unterbrochen
- Fehler oder Störungen in der Praxissoftware: Einzelne Funktionen für die eAU-Übermittlung sind nicht verfügbar oder führen zu Fehlermeldungen
- Defekte oder nicht reagierende Hardware: Kartenlesegeräte oder Server in der Praxis arbeiten fehlerhaft oder fallen vollständig aus
- Geplante Wartungsarbeiten: Temporäre Abschaltungen zentraler Systeme verhindern die Nutzung der regulären eAU-Schnittstelle
- Stromausfälle oder technische Notfälle: Elektronische Prozesse können nicht abgeschlossen werden, wodurch ein analoges Vorgehen notwendig wird
Schritt-für-Schritt-Anleitung: Das Ersatzverfahren bei Ausfall der eAU anwenden
Wenn die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aufgrund technischer oder organisatorischer Störungen nicht wie gewohnt verarbeitet werden kann, tritt das Ersatzverfahren in Kraft. Es gewährleistet, dass Praxisteams auch während Systemausfällen rechtskonform handeln und die Versorgung ohne Unterbrechung fortsetzen können. Voraussetzung dafür ist, dass der Ablauf bekannt ist und alle Beteiligten vorbereitet agieren.
Vorbereitung auf den Notfallprozess
Damit das Ersatzverfahren im Ernstfall reibungslos funktioniert, sollten Praxisteams klare Strukturen und Zuständigkeiten schaffen.
Empfehlenswert sind:
- Regelmäßige Schulungen zum Ablauf des Ersatzverfahrens und zu rechtlichen Anforderungen
- Bereitstellung aller erforderlichen Vordrucke in ausreichender Menge
- Dokumentierte Verantwortlichkeiten für die Durchführung und Nachbearbeitung
- Interne Notfallpläne und Checklisten, die allen Mitarbeitern zugänglich sind
- Etablierte Kommunikationswege für Abstimmungen während des Notbetriebs
- Regelmäßige Aktualisierung der Abläufe entsprechend technischer oder gesetzlicher Änderungen
Durchführung und Dokumentation des Ersatzverfahrens in der Praxis
Im Falle eines Ausfalls wird das Ersatzverfahren nach einem klar definierten Schema umgesetzt.
Dieses setzt sich zusammen aus:
- Manuelle Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Muster 1) mit allen relevanten Patientendaten und Diagnosen
- Deutlicher Vermerk „Ersatzverfahren“ auf allen Formularen zur Kennzeichnung des Sonderfalls
- Unterschrift und Praxissiegel auf sämtlichen Ausfertigungen
- Übergabe oder Versand der Bescheinigung an Patient, Krankenkasse und Arbeitgeber
- Dokumentation des Vorgangs (analog oder digital) in der Patientenakte mit Datum, Grund und durchgeführten Schritten
- Ablage oder Scan der Kopien gemäß den geltenden Aufbewahrungsfristen
- Nachführung des Vorgangs, sobald das reguläre eAU-Verfahren wieder funktionsfähig ist
eAU-Verarbeitung mit der Praxissoftware von medatixx
Die Praxissoftware von medatixx unterstützt den gesamten Prozess der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) – von der Datenerfassung über die qualifizierte elektronische Signatur bis zur Übermittlung an die Krankenkasse. Die Software beinhaltet ein eAU-Modul mit direkter Integration in die Telematikinfrastruktur (TI) und einen KIM-Fachdienst, wodurch Arztpraxen eine durchgängige digitale Lösung erhalten. Dank automatischer Plausibilitätsprüfungen, direkter Schnittstellenanbindung und standardisiertem Workflow reduziert die Software Übertragungsfehler und Medienbrüche.
Fazit und Empfehlungen für Praxisteams
Der sichere Umgang mit dem Ersatzverfahren der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zeigt, wie wichtig klare Strukturen, geschulte Teams und festgelegte Verantwortlichkeiten im Praxisalltag sind. Je besser Praxisteams auf technische Störungen vorbereitet sind, desto verlässlicher bleibt die Versorgung auch in Ausnahmesituationen. Ein durchdachter organisatorischer Rahmen stärkt nicht nur die Handlungssicherheit, sondern trägt auch zu einer entspannten, lösungsorientierten Arbeitskultur bei.
Für eine zukunftsorientierte Praxisorganisation empfiehlt es sich, interne Abläufe regelmäßig zu prüfen, rechtliche und technische Neuerungen im Blick zu behalten und gezielt in Weiterbildung zu investieren. Ebenso wertvoll ist eine offene Kommunikations- und Lernkultur, die neue Erkenntnisse schnell in den Praxisalltag integriert. So können Praxisteams auch künftig flexibel, rechtssicher und souverän auf Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Ersatzverfahren der eAU reagieren.