Wie kann ich die Folgebescheinigung (eAU) abrufen?
Seit Januar 2023 müssen Folgebescheinigungen im Rahmen des elektronischen Arbeitsunfähigkeitsverfahrens (eAU) direkt bei den Krankenkassen abgerufen werden. Das bisherige Papierverfahren entfällt damit vollständig. Dank dieser digitalen Umstellung lassen sich Krankmeldungsdaten schneller und sicherer übermitteln – ganz ohne physische Dokumente. Der administrative Aufwand sinkt spürbar, und die Dokumentation von Arbeitsunfähigkeitszeiten wird lückenlos und verlässlich.
Das elektronische Verfahren bringt klare Vorteile: Informationen stehen zeitnah zur Verfügung, Übertragungsfehler werden minimiert, und Abläufe in der Personalplanung lassen sich gezielter steuern. Gleichzeitig wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Entgeltfortzahlung erleichtert und die Abstimmung mit Krankenkassen bei längeren oder komplizierten Krankheitsverläufen effizienter gestaltet.
Technische Voraussetzungen für den eAU-Abruf
Für den elektronischen Abruf von Folgebescheinigungen ist eine zertifizierte technische Infrastruktur erforderlich, die den hohen Sicherheitsanforderungen des deutschen Gesundheitswesens entspricht. Die Teilnahme am eAU-Verfahren setzt dabei entsprechende digitale Zugänge und Berechtigungen voraus.
Erforderliche technische Komponenten sind:
- Systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm mit eAU-Funktionalität
- Zugang zum SV-Meldeportal der Sozialversicherung
- Sichere Internetverbindung mit ausreichender Bandbreite
- Kommunikationsserver-Anbindung für den Datenaustausch
- Aktuelle Verschlüsselungstechnologie nach BSI-Standards
- Digitale Zertifikate für die Authentifizierung
- Backup-Systeme für kontinuierliche Verfügbarkeit
Systemgeprüfte Software und Zertifizierungen
Der Einsatz systemgeprüfter Software ist gesetzlich vorgeschrieben und stellt sicher, dass eAU-Abrufe den Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen der deutschen Sozialversicherung entsprechen. Die Zertifizierung erfolgt durch unabhängige Prüfstellen, die sowohl die technische Funktionsfähigkeit als auch die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben – insbesondere der DSGVO – prüfen. Zulässig ist ausschließlich Software mit gültigem Prüfzeichen. Regelmäßige Re-Zertifizierungen gewährleisten die fortlaufende Regelkonformität im Betrieb.
Schritt-für-Schritt Abrufverfahren für Folgebescheinigungen
Der Abruf einer Folgebescheinigung erfolgt stets am ersten Tag nach Ablauf der vorherigen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Voraussetzung ist die präzise Angabe der relevanten Mitarbeiterdaten sowie des korrekten Abfragezeitpunkts. Die Daten werden von der Krankenkasse erst nach elektronischer Übermittlung durch die behandelnde Arztpraxis bereitgestellt. Daher empfiehlt sich ein Abruf frühestens am Tag nach der ärztlichen Untersuchung.
Ablaufschritte für den eAU-Abruf umfassen:
- Krankmeldung im System erfassen und zuständige Krankenkasse zuordnen
- Abfragedatum auf den ersten Tag nach Ende der vorangegangenen Bescheinigung setzen
- Mitarbeiterdaten wie Sozialversicherungsnummer und Geburtsdatum eingeben
- Anfrage über den Kommunikationsserver an die Krankenkasse übermitteln
- Bereitstellungsbenachrichtigung abwarten
- eAU-Daten vom Kommunikationsserver abrufen und in das System übernehmen
- Bescheinigung auf Vollständigkeit und formale Richtigkeit prüfen
Berechtigungen und Datenschutz beim eAU-Zugriff
Ein Abruf von eAU-Daten ist ausschließlich nach vorheriger Krankmeldung durch die betroffene Person zulässig. Die Verarbeitung dieser sensiblen Informationen unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Vorgaben und darf nur durch befugte Personen mit berechtigtem Interesse erfolgen. Präventive oder pauschale Abfragen ohne konkreten Anlass sind gesetzlich untersagt und können mit empfindlichen Bußgeldern geahndet werden.
Abgerufene eAU-Daten sind entsprechend der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zu speichern und nach Ablauf dieser Fristen vollständig zu löschen. Während der gesamten Speicherdauer muss der Schutz vor unbefugtem Zugriff gewährleistet sein. Eine Nutzung ist ausschließlich im Rahmen der Entgeltfortzahlung sowie der Personalverwaltung erlaubt. Jeder Zugriff wird protokolliert und kann von zuständigen Aufsichtsbehörden überprüft werden, weshalb eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation aller Abrufe erforderlich ist.
Rückmeldegründe und Fehlerbehebung verstehen
Krankenkassen verwenden standardisierte Rückmeldecodes zur Mitteilung des Bearbeitungsstatus bei eAU-Anfragen. Jeder Code steht für eine spezifische Rückmeldung und erfordert entsprechende Maßnahmen. Eine korrekte Zuordnung dieser Codes ermöglicht eine schnelle Fehlerbehebung und unterstützt reibungslose Abläufe.
Hier einige typische Rückmeldegründe und entsprechenden Maßnahmen:
- „AU liegt vor“: Abruf erfolgreich, Daten können verarbeitet werden
- „AU liegt nicht vor“: Bescheinigung wurde noch nicht übermittelt; Abruf zu einem späteren Zeitpunkt wiederholen
- „Unbekannte Versichertennummer“: Mitarbeiterdaten prüfen und gegebenenfalls korrigieren
- „Weiterleitungsverfahren“: Bei Krankenkassenwechsel ist die neue Kasse zu kontaktieren
- „Anderer Nachweis liegt vor“: Beispielsweise ausländische Bescheinigung oder Privatarzt; papierbasierter Nachweis erforderlich
- „Technischer Fehler“: Systemverbindung oder Konfiguration prüfen und Abruf erneut durchführen
- „Berechtigung fehlt“: Zugriffsrechte überprüfen oder zuständige IT-Stelle einbinden
eAU effizient umsetzen mit der Praxissoftware von medatixx
Die Praxissoftware von medatixx ermöglicht eine nahtlose Abwicklung des elektronischen Arbeitsunfähigkeitsverfahrens (eAU) direkt innerhalb bestehender Praxisabläufe. Durch die direkte Anbindung an die Telematikinfrastruktur und das TI as a Service-Konzept werden eAU-Daten strukturiert übermittelt, Krankmeldungen automatisiert erkannt und relevante Informationen ohne manuelle Zwischenschritte verarbeitet. Die Integration unterstützt eine effiziente Kommunikation mit den Krankenkassen und sorgt für einen rechtssicheren Datenaustausch.
Zusätzliche Funktionen wie Erinnerungen bei auslaufenden Bescheinigungen, Schnittstellen zu Abrechnungssystemen und automatisierte Statusrückmeldungen erleichtern das Verwaltungsmanagement. Die tiefe Einbindung in das medatixx-System reduziert den administrativen Aufwand, erhöht die Datenqualität und verbessert die Prozesssicherheit im gesamten eAU-Verfahren.
Besonderheiten bei Krankenkassenwechsel und Sonderfällen
Ein Krankenkassenwechsel während einer laufenden Arbeitsunfähigkeit kann zu komplexen Abrufkonstellationen führen. Erfolgt der Wechsel während eines bestehenden Krankheitsfalls, leitet die neu zuständige Krankenkasse die eAU-Anfrage automatisch an die vorherige Kasse weiter. In der Folge kann es zu Rückmeldungen von beiden Versicherungen kommen, was bei der Auswertung berücksichtigt werden muss. Bei stationären Krankenhausaufenthalten werden ergänzend voraussichtliche Entlassungstermine übermittelt, deren Aktualität durch regelmäßige Statusabfragen sichergestellt werden sollte.
Rehabilitationsmaßnahmen und Anschlussheilbehandlungen erfordern besondere Beachtung, da hier häufig unterschiedliche Leistungsträger beteiligt sind und eigene Meldeverfahren zum Einsatz kommen. Fälle wie Auslandsaufenthalte, privatärztliche Behandlungen oder Arbeitsunfälle mit Beteiligung einer Berufsgenossenschaft sind vom eAU-Verfahren ausgeschlossen. In solchen Situationen erfolgt eine Rückmeldung durch die Krankenkasse mit dem Hinweis, dass ein alternativer Nachweis – in der Regel in Papierform – erforderlich ist.
Optimierung der digitalen Krankmeldungsprozesse
Die zielgerichtete Verbesserung digitaler Arbeitsunfähigkeitsprozesse beginnt mit der Einführung automatisierter Erinnerungssysteme und der systematischen Vernetzung betroffener Fachbereiche. Standardisierte Abrufzeiten, strukturierte Schulungsmaßnahmen zu Suchvorgängen sowie der Einsatz von Übersichtsansichten zur Überwachung von Krankenständen unterstützen eine vorausschauende Personalplanung. Ergänzend ermöglichen datenbasierte Analysen die frühzeitige Erkennung von Mustern und eine proaktive Reaktion auf mögliche längere Ausfallzeiten.
Auf lange Sicht führen diese Maßnahmen zu einer höheren Einhaltung rechtlicher Vorgaben und einer Steigerung der organisatorischen Reaktionsfähigkeit. Die regelmäßige Auswertung von eAU-Daten schafft eine belastbare Grundlage für Entscheidungen im Personalmanagement, in der Gesundheitsförderung sowie bei der Ausgestaltung von Arbeitsprozessen. Laufende Prozessüberprüfungen und die Anpassung an technische Weiterentwicklungen sichern eine zukunftsfähige Umsetzung digitaler Krankmeldungsabläufe.