Wie hoch ist der Zuschlag für telefonische Beratungen außerhalb der Sprechstunde nach der GOÄ? – Gebühren und Berechnung

Telefonische Beratungen außerhalb der regulären Sprechzeiten gehören in vielen Arztpraxen zum Versorgungsalltag. Erfolgen sie abends, nachts, an Wochenenden oder an Feiertagen, gelten nach der Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) besondere Abrechnungsregelungen und Zuschläge. Voraussetzung für eine korrekte Honorarabrechnung ist, die einschlägigen GOÄ-Ziffern, Zuschlagspositionen und deren Voraussetzungen zu kennen. Nur wenn die Leistungen ordnungsgemäß erbracht, dokumentiert und entsprechend der GOÄ abgerechnet werden, lassen sich Honorarverluste und Beanstandungen bei Abrechnungsprüfungen vermeiden. Der richtige Ansatz von Zuschlägen für telefonische Beratungen außerhalb der Sprechstunde ist daher ein wichtiger Bestandteil einer rechtssicheren privatärztlichen Abrechnung.

Die Gebührenordnung für Ärzte erkennt telefonische Beratungen als eigenständige ärztliche Leistung an. Grundlage der Abrechnung ist GOÄ-Ziffer 1, die sowohl persönliche als auch telefonische Beratungen erfasst.

Damit eine telefonische Beratung berechnungsfähig ist, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Persönliche Gesprächsführung: Das Beratungsgespräch wird persönlich vom Arzt geführt; eine Delegation an nichtärztliches Personal ist nicht abrechnungsfähig.
• Medizinischer Beratungsinhalt: Das Gespräch muss eine ärztliche Beratung oder Beurteilung zum Gegenstand haben. Reine Terminabsprachen, organisatorische Rückfragen oder die bloße Mitteilung von Befunden genügen nicht.
• Eindeutige Patientenidentifikation: Der Patient muss eindeutig identifizierbar sein und das Gespräch einem konkreten Behandlungsfall zugeordnet werden können.
• Synchrones Telefongespräch: Als telefonische Beratung gelten ausschließlich Gespräche in Echtzeit zwischen Arzt und Patient. E-Mails, Chatnachrichten oder andere asynchrone Kommunikationsformen fallen nicht darunter.
• Nachvollziehbare Dokumentation: Anlass, Inhalt und Zeitpunkt der Beratung sollten vollständig dokumentiert werden, um die Abrechnungsfähigkeit nachvollziehbar belegen zu können.
• Abgrenzung zur Videosprechstunde: Videosprechstunden unterliegen eigenen abrechnungsrechtlichen Regelungen und sind nicht als telefonische Beratung im Sinne der GOÄ zu bewerten.

Für ärztliche Leistungen, die außerhalb der regulären Sprechstundenzeiten erbracht werden, sieht die GOÄ gesonderte Zuschläge vor. Diese sind im Abschnitt B der GOÄ durch Buchstaben gekennzeichnet und nicht mit nummerierten Gebührenpositionen zu verwechseln. Für Beratungen, die außerhalb der Sprechstunde, aber noch nicht während ausgewiesener Abend- oder Nachtzeiten erbracht werden, ist der Zuschlag A (Buchstabe A) einschlägig. Der Einfachsatz des Zuschlags A beträgt 4,08 Euro. Für alle GOÄ-Zuschläge gilt dabei der Grundsatz, dass ausschließlich der einfache Gebührensatz berechnungsfähig ist; eine Steigerung mit einem Faktor ist nicht zulässig. Je nach Uhrzeit oder Wochentag können anstelle des Zuschlags A die Zuschläge B (20 bis 22 Uhr oder 6 bis 8 Uhr), C (22 bis 6 Uhr) oder D (Samstag, Sonn- und Feiertage) relevant sein. Zuschlag A schließt die gleichzeitige Berechnung der Zuschläge B, C und D aus; B und C schließen sich ebenfalls gegenseitig aus. Zuschlag D kann jedoch neben B oder C berechnet werden, wenn Leistungen an Samstagen, Sonn- oder Feiertagen zwischen 20 und 8 Uhr erbracht werden; je Inanspruchnahme ist in allen übrigen Fällen nur jeweils ein Zuschlag berechnungsfähig.

Die Vergütung einer telefonischen Beratung außerhalb der Sprechstunde setzt sich aus der berechnungsfähigen Grundleistung und dem jeweils einschlägigen GOÄ-Zuschlag zusammen. Während die Grundleistung mit dem zulässigen Steigerungsfaktor berechnet wird, werden GOÄ-Zuschläge grundsätzlich nur zum Einfachsatz angesetzt.

Die Berechnung erfolgt in diesen Schritten:

• Grundleistung (GOÄ-Ziffer 1): Der Einfachsatz beträgt 4,66 Euro. Beim Regelsatz (2,3-facher Steigerungsfaktor) ergibt sich ein Honorar von 10,72 Euro.
• Zuschlag A: Der Zuschlag für Leistungen außerhalb der regulären Sprechstunde beträgt 4,08 Euro und ist ausschließlich zum Einfachsatz berechnungsfähig.
• Gesamthonorar: Im Regelfall ergibt sich ein Gesamtbetrag von 14,80 Euro (10,72 Euro + 4,08 Euro).

Überschreitet die Grundleistung den 2,3-fachen Regelsatz, muss dies auf der Liquidation individuell begründet werden. Erfolgt die telefonische Beratung während der für die Zuschläge B, C oder D maßgeblichen Zeiten, tritt der jeweils zutreffende Zuschlag an die Stelle des Zuschlags A.

Eine effiziente Abrechnung setzt voraus, dass Dokumentation, Patientenverwaltung und organisatorische Prozesse reibungslos ineinandergreifen. Die Praxissoftwarelösungen von medatixx unterstützen Arztpraxen, Psychotherapiepraxen und Medizinische Versorgungszentren (MVZ) dabei, diese Abläufe in einer gemeinsamen Systemumgebung zu organisieren. Je nach eingesetzter Softwarelösung und gewählten Zusatzmodulen stehen Funktionen für die Terminplanung, medizinische Dokumentation, Abrechnung sowie ergänzende Angebote wie die Online-Terminvergabe, die Videosprechstunde oder die digitale Patientenkommunikation zur Verfügung. Dadurch lassen sich Arbeitsabläufe an die Anforderungen verschiedener Fachrichtungen und Praxisgrößen anpassen und Verwaltungsprozesse effizient gestalten.

Eine telefonische Beratung außerhalb der regulären Sprechzeit ist nur dann rechtssicher abrechenbar, wenn sowohl die ärztliche Leistung als auch die Voraussetzungen für den jeweiligen GOÄ-Zuschlag nachvollziehbar dokumentiert sind. Die Patientenakte und gegebenenfalls ergänzende Systemnachweise müssen die Abrechnung jederzeit plausibel belegen und eine eindeutige Zuordnung der Leistung ermöglichen.

Für eine rechtskonforme Dokumentation sollten bestimmte Angaben festgehalten werden:

• Datum und Uhrzeit: Der genaue Zeitpunkt des Telefonats muss dokumentiert werden, um die Abrechnung des jeweiligen GOÄ-Zuschlags nachvollziehbar zu belegen.
• Gesprächsdauer: Die Dauer des Telefonats unterstützt die Plausibilitätsprüfung der abgerechneten Beratungsleistung.
• Medizinischer Gesprächsinhalt: Der Beratungsanlass und die wesentlichen Inhalte sollten kurz und aussagekräftig dokumentiert werden.
• Patientenidentifikation: Der Patient muss eindeutig identifizierbar und dem konkreten Behandlungsfall zugeordnet sein.
• Leistungserbringender Arzt: Aus der Dokumentation muss hervorgehen, welcher Arzt die Beratung persönlich durchgeführt hat.
• Abgerechnete GOÄ-Positionen: Die dokumentierte Leistung sollte eindeutig den berechneten GOÄ-Ziffern und Zuschlägen zugeordnet werden können.
• Patienteninitiative: Für Zuschlag A empfiehlt sich ein Vermerk, dass die telefonische Beratung auf Veranlassung des Patienten außerhalb der regulären Sprechzeit erfolgte.
• Nachweis des Gesprächszeitpunkts: Systemprotokolle oder Anruflisten können den dokumentierten Zeitpunkt des Telefonats ergänzend belegen.
• Abgleich mit den Sprechzeiten: Der dokumentierte Gesprächszeitpunkt sollte mit den veröffentlichten Praxissprechzeiten übereinstimmend erkennen lassen, dass die Leistung außerhalb der regulären Sprechzeit erbracht wurde.
• Konsistente Dokumentation: Angaben in Patientenakte, Systemprotokollen und Liquidation sollten inhaltlich und zeitlich übereinstimmen, um Rückfragen oder Beanstandungen zu vermeiden.

Die Abrechnung telefonischer Beratungen außerhalb der Sprechstunde nach der GOÄ setzt voraus, dass die Leistung den abrechnungsrechtlichen Anforderungen entspricht und der zutreffende Zuschlag angewendet wird. Neben der korrekten Zuordnung der GOÄ-Ziffern sind insbesondere die zeitlichen Voraussetzungen, die Zuschlagsregelungen sowie die vollständige und nachvollziehbare Dokumentation entscheidend für eine prüfsichere Liquidation.

Rechtssicherheit im Praxisalltag entsteht durch standardisierte Abrechnungsprozesse, eine konsequente Dokumentation aller relevanten Gesprächsdaten und die regelmäßige Überprüfung interner Abläufe auf ihre Vereinbarkeit mit den Vorgaben der GOÄ. Digitale Praxisverwaltungslösungen können dabei unterstützen, Dokumentation und Abrechnung effizient zu verknüpfen und administrative Prozesse strukturiert abzubilden.