Können mehrere PVS-Systeme in einer Praxisgemeinschaft eine TI nutzen? – Voraussetzungen und technische Umsetzung

In Praxisgemeinschaften, in denen mehrere Ärzte unter einem Dach praktizieren, stellt sich die Frage, ob eine gemeinsame Telematikinfrastruktur für unterschiedliche Praxisverwaltungssysteme tragfähig ist. Die digitale Vernetzung einer Praxisgemeinschaft über eine geteilte TI-Umgebung bietet erhebliche organisatorische Vorteile, setzt jedoch voraus, dass technische, rechtliche und administrative Rahmenbedingungen sorgfältig aufeinander abgestimmt sind.

Wird diese Entscheidung ohne ausreichende Vorbereitung getroffen, entstehen typischerweise Probleme bei der Zugriffssteuerung, der Datentrennung und der Systemstabilität. Praxisgemeinschaften, die mehrere PVS-Systeme gemeinsam über eine TI betreiben möchten, profitieren daher von einer strukturierten Auseinandersetzung mit den technischen und organisatorischen Voraussetzungen.

Eine Praxisgemeinschaft bezeichnet den Zusammenschluss mehrerer selbstständig tätiger Ärzte, die Räumlichkeiten, Personal oder Infrastruktur gemeinsam nutzen, dabei jedoch rechtlich und wirtschaftlich voneinander unabhängig bleiben. Im Kontext der Telematikinfrastruktur bedeutet dies, dass jede beteiligte Praxis grundsätzlich eigene TI-Teilnehmeridentitäten besitzt, gleichzeitig aber eine gemeinsame technische Grundlage nutzen kann.

Unter gemeinsamer TI-Nutzung versteht man, dass mehrere Praxisverwaltungssysteme, die jeweils einer eigenständigen Praxis zuzuordnen sind, über dieselbe TI-Anbindung auf die Dienste der Telematikinfrastruktur zugreifen. Dies betrifft etwa die Nutzung des elektronischen Heilberufsausweises und der elektronischen Patientenakte. Die PVS-Umgebung in einer Praxisgemeinschaft ist dabei nicht als einheitliches System zu verstehen, sondern als Verbund technisch und organisatorisch eigenständiger Systeme, die unter definierten Bedingungen eine gemeinsame TI-Infrastruktur teilen. Entscheidend ist, dass die TI-Integration mehrerer Ärzte nicht automatisch eine Zusammenführung der Patientendaten bedeutet. Die logische Trennung der Praxisdaten bleibt auch bei geteilter Telematikinfrastruktur eine grundlegende Anforderung.

Damit mehrere Praxisverwaltungssysteme innerhalb einer gemeinsamen TI-Umgebung betrieben werden können, müssen spezifische technische Bedingungen erfüllt sein. Ein solcher Multi-PVS-Betrieb erfordert eine sorgfältig geplante IT-Infrastruktur, die sowohl die Anforderungen der Telematikinfrastruktur als auch die Eigenständigkeit der einzelnen Praxissysteme berücksichtigt.

Zwei Bereiche sind dabei entscheidend: die Konnektorarchitektur samt Netzwerkaufbau auf der einen sowie die softwareseitige Eignung der eingesetzten Praxisverwaltungssysteme auf der anderen Seite. Beide werden in den folgenden Abschnitten genauer betrachtet.

Die technische Grundlage für den Betrieb mehrerer PVS-Systeme in einer gemeinsamen TI-Umgebung bildet die Konnektorarchitektur in Kombination mit einem geeigneten Netzwerkaufbau. Der Konnektor (link - Was ist ein Konnektor in der Telematik? Technische Grundlagen, Funktion und Einsatzbereiche) verbindet die IT-Systeme eines Leistungserbringers über ein Transportnetz, in der Regel das Internet via sicherer VPN-Verbindung, mit der Telematikinfrastruktur. Seine Position im Netzwerk und seine Konfigurationsmöglichkeiten entscheiden daher maßgeblich darüber, ob ein Mehrmandantenbetrieb überhaupt möglich ist.

Geeignete Umgebungen zeichnen sich durch diese Merkmale aus:

• Zentrale Konnektorposition: Der Konnektor wird typischerweise an einer zentralen Stelle im gemeinsamen Netzwerk positioniert, von der aus alle angebundenen PVS-Systeme erreichbar sind, ohne dass Datenpfade verschiedener Praxen unkontrolliert zusammenlaufen.
• Mandantenfähigkeit des Konnektors: Nicht jeder zugelassene Konnektor unterstützt die gleichzeitige Anbindung mehrerer Clientsysteme mit getrennten Kontexten, weshalb diese Eigenschaft im Vorfeld zu prüfen ist.
• Netzwerksegmentierung: Das Praxisnetz sollte in getrennte Segmente unterteilt sein, etwa durch Virtual Local Area Networks, damit der Datenverkehr der einzelnen Praxen auf Netzwerkebene isoliert bleibt.
• Definierte Routing-Pfade: Für jedes PVS-System müssen klare Kommunikationswege zum Konnektor eingerichtet sein, die eine eindeutige Zuordnung von Anfragen zu den jeweiligen Praxisinstanzen gewährleisten.
• Bandbreite und Verfügbarkeit: Das Netzwerk muss ausreichend dimensioniert sein, um den parallelen TI-Betrieb mehrerer Systeme ohne Leistungseinbußen zu unterstützen.

Diese Anforderungen an die Netzwerkarchitektur bilden die infrastrukturelle Basis, auf der alle weiteren Konfigurationsschritte aufbauen.

Neben der Netzwerkinfrastruktur ist die softwareseitige Eignung der eingesetzten Praxisverwaltungssysteme eine eigenständige und gleichwertige Voraussetzung für den Betrieb in einer gemeinsamen TI-Umgebung. Jede Praxissoftware, die auf die Telematikinfrastruktur zugreift, muss eine gültige TI-Zulassung nachweisen. Eine allgemeine Marktreife oder der Einsatz in Einzelpraxen genügen hierfür nicht.

Relevant sind in diesem Zusammenhang vor allem folgende Kriterien:

• Gültige Zulassung durch die gematik: Jede eingesetzte Praxissoftware benötigt eine aktuelle Zulassung durch die gematik, die offizielle Zulassungsstelle für sämtliche TI-Produkte sowie für Anbieter operativer Betriebsleistungen und weiterer Anwendungen ist. Diese Zulassung ist versionsspezifisch und muss bei Software-Updates erneuert werden.
• Konformität mit TI-Diensten: Die Kompatibilität bezieht sich nicht nur auf den Konnektor-Zugang, sondern auch auf die korrekte Anbindung spezifischer Dienste wie des Kommunikationsdienstes KIM oder der elektronischen Patientenakte.
• Kompatibilität bei Mischbetrieb: Werden in einer Praxisgemeinschaft unterschiedliche Praxisverwaltungssysteme parallel betrieben, ist gesondert zu prüfen, ob jedes System für sich zugelassen ist, da sich die Zulassung eines Systems nicht auf andere Systeme überträgt.
• Aktualität des Zulassungsstatus: Vor Entscheidungen zur gemeinsamen TI-Nutzung sollte der Zulassungsstatus geprüft werden, da abgelaufene Zulassungen den Betrieb beeinträchtigen können.
• Hersteller-Dokumentation: Seriöse Softwareanbieter stellen Nachweise über die TI-Zulassung ihrer Produkte bereit, die bei Bedarf gegenüber Kassenärztlichen Vereinigungen oder Datenschutzbehörden vorgelegt werden können.

Auch eine klare organisatorische Grundlage erfordert die gemeinsame TI-Nutzung in einer Praxisgemeinschaft. Praxen, die mehrere Praxisverwaltungssysteme in einer gemeinsamen TI-Umgebung betreiben, müssen Verantwortlichkeiten, Datenschutzpflichten und administrative Abläufe zwischen den Praxispartnern verbindlich regeln.

Die organisatorischen Rahmenbedingungen betreffen vor allem:

• Vertragliche Regelungen zwischen den Praxispartnern: Die Nutzung gemeinsamer Infrastruktur sollte schriftlich vereinbart werden, einschließlich der Kostenverteilung, der Zuständigkeiten für den Betrieb und der Vorgehensweise bei technischen Störungen.
• Datenschutzverantwortung: Da jede Praxis in einer Praxisgemeinschaft rechtlich selbstständig bleibt, trägt auch jede Praxis eigenständig die Verantwortung für die Verarbeitung ihrer Patientendaten. Diese Trennung muss organisatorisch dokumentiert und gelebt werden.
• Nutzerverwaltung und Zugangskontrolle: Für jeden Praxispartner und jeden Mitarbeiter sind individuelle Zugangsberechtigungen zu definieren. Eine praxisübergreifende Vermischung von Zugriffsrechten ist datenschutzrechtlich nicht zulässig.
• Benennung eines Ansprechpartners für den TI-Betrieb: In der Praxis hat sich bewährt, eine verantwortliche Person zu bestimmen, die als interne Koordinationsstelle für TI-Belange fungiert und als Schnittstelle zu externen Dienstleistern agiert.
• Compliance-Verantwortung im laufenden Betrieb: Die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, etwa im Bereich des Datenschutzes oder der TI-Anbindung, muss für alle beteiligten Praxen nachweisbar sichergestellt werden.

Diese administrativen Aufgaben sind keine einmaligen Maßnahmen, sondern erfordern eine kontinuierliche Pflege und Anpassung, insbesondere wenn sich die Zusammensetzung der Praxisgemeinschaft verändert.

medatixx bietet Praxissoftwarelösungen für Arztpraxen, psychotherapeutische Praxen sowie weitere ambulante Versorgungsstrukturen. Die Software unterstützt unter anderem die Patientenverwaltung, medizinische Dokumentation, Terminplanung und Abrechnung und lässt sich durch verschiedene Zusatzlösungen an individuelle Praxisanforderungen anpassen. Add-ons wie Online-Terminmanagement, Videosprechstunde und Archivierung ergänzen den Funktionsumfang und unterstützen die Digitalisierung des Praxisalltags.

Die Einrichtung einer gemeinsamen Telematikinfrastruktur in einer Praxisgemeinschaft erfordert eine abgestimmte technische und organisatorische Planung. IT-Dienstleister, Hersteller der Praxisverwaltungssysteme und die beteiligten Praxen arbeiten dabei eng zusammen, um einen sicheren und reibungslosen Betrieb der gemeinsamen TI-Umgebung sicherzustellen.

Der Ablauf umfasst in der Regel Schritte wie:

• Bedarfsanalyse: Ermittlung der technischen Anforderungen und Abstimmung der gemeinsamen TI-Architektur.
• Einbindung der PVS-Hersteller: Prüfung der Voraussetzungen und Konfiguration der eingesetzten Praxisverwaltungssysteme.
• Technische Einrichtung: Installation und Konfiguration des Konnektors, der Netzwerkverbindungen und der erforderlichen TI-Komponenten.
• Integration der Praxisverwaltungssysteme: Anbindung aller beteiligten PVS an die gemeinsame TI-Umgebung.
• Inbetriebnahme und Funktionstest: Prüfung der Verbindung zur Telematikinfrastruktur sowie der ordnungsgemäßen Funktion der TI-Dienste.
• Dokumentation und Freigabe: Dokumentation der Konfiguration und Testergebnisse sowie Freigabe für den regulären Praxisbetrieb.

Die gemeinsame Nutzung der Telematikinfrastruktur durch mehrere Praxisverwaltungssysteme in einer Praxisgemeinschaft ist unter den entsprechenden technischen und organisatorischen Voraussetzungen möglich. Voraussetzung sind kompatible Systeme, eine fachgerecht konfigurierte TI-Umgebung sowie klar geregelte Zuständigkeiten für Betrieb, Wartung und Datensicherheit. Nur das Zusammenspiel dieser Faktoren gewährleistet einen sicheren und zuverlässigen Praxisbetrieb.

Eine frühzeitige Planung und die Einbindung qualifizierter IT-Dienstleister sowie der jeweiligen PVS-Hersteller tragen dazu bei, technische Anforderungen rechtzeitig zu berücksichtigen und die gemeinsame TI-Infrastruktur dauerhaft stabil zu betreiben. Klare organisatorische Abläufe und eine sorgfältige Dokumentation schaffen zusätzlich die Grundlage für einen effizienten und regelkonformen Betrieb.