Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: Wie bekommt der Arbeitgeber die eAU?
Die Einführung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) markiert einen bedeutenden Fortschritt in der Digitalisierung administrativer Prozesse im Gesundheitswesen. An die Stelle des papierbasierten Verfahrens tritt ein vollständig digitaler Übermittlungsweg, der den Austausch zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber beschleunigt und standardisiert. Arbeitgeber erhalten die relevanten Daten zur Arbeitsunfähigkeit von Beschäftigten automatisiert über gesicherte digitale Kanäle, sobald diese von der Krankenkasse bereitgestellt werden.
Durch den Wegfall manueller Zwischenschritte reduziert sich der Bearbeitungsaufwand, während gleichzeitig eine höhere Prozesssicherheit erreicht wird. Die elektronische Übertragung verbessert zudem die Planbarkeit bei Personalausfällen und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Fristen.
Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?
Mit der eAU ersetzt ein digital übermitteltes Dokument die bisherige papiergebundene Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Über die Telematikinfrastruktur werden die Daten nach ärztlicher Diagnose verschlüsselt an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Arbeitgeber rufen die Informationen anschließend elektronisch ab – automatisiert, sicher und ohne Medienbrüche.
Der Prozess erfüllt hohe Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit und ist rechtlich klar geregelt. Das Verfahren vereinfacht die Verwaltung krankheitsbedingter Fehlzeiten und schafft eine verlässliche Grundlage für die interne Organisation in Unternehmen. Die digitale Verarbeitung ermöglicht eine einheitliche und nachvollziehbare Dokumentation ohne zeitliche Verzögerungen durch manuelle Übermittlungen.
Der digitale Übertragungsweg: Von der Arztpraxis zum Arbeitgeber
Nach Feststellung der Arbeitsunfähigkeit wird die elektronische Bescheinigung direkt in der Praxissoftware erstellt und automatisch an die zuständige Krankenkasse übermittelt. Diese fungiert als zentrale Vermittlungsstelle und leitet die eAU nach erfolgreicher Prüfung an den Arbeitgeber weiter.
Die Übermittlung erfolgt über gesicherte digitale Schnittstellen direkt in das verwendete Personal-Informationssystem oder alternativ über ein zugelassenes Empfangsverfahren. Durch die digitale Weiterleitung verkürzt sich der Informationsfluss von mehreren Tagen auf wenige Stunden – eine entscheidende Verbesserung für betriebliche Abläufe, insbesondere in der Personaldisposition.
Technische Grundlage: Die Telematikinfrastruktur
Als digitale Kommunikationsplattform des Gesundheitswesens ermöglicht die Telematikinfrastruktur den sicheren, standardisierten Austausch sensibler Gesundheitsdaten zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Arbeitgebern. Verschlüsselte Übertragungswege und zertifizierte Zugangsdienste gewährleisten einen datenschutzkonformen, unterbrechungsfreien Betrieb – rund um die Uhr und bundesweit. Damit bildet sie die technologische Basis für das eAU-Verfahren und viele weitere digitale Anwendungen im Gesundheitswesen.
Voraussetzungen für den eAU-Empfang als Arbeitgeber
Für den Empfang elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen müssen Unternehmen bestimmte Voraussetzungen erfüllen – sowohl auf technischer als auch auf administrativer Ebene.
Erforderliche Voraussetzungen im Überblick:
- Anmeldung bei den zuständigen Krankenkassen unter Angabe der Betriebsnummer
- Einsatz einer IT-Infrastruktur mit aktueller Sicherheitsarchitektur
- Nutzung einer geeigneten Softwarelösung oder Anbindung an bestehende Personalsysteme
- Festlegung eines internen Verantwortlichen für die eAU-Abwicklung
- Implementierung von Backup- und Ausfallsystemen zur Datensicherung
- Schulung der zuständigen Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen Verfahren
- Sicherstellung der datenschutzkonformen Verarbeitung gemäß DSGVO
Digitale Praxislösungen für effiziente eAU-Verwaltung
Eine moderne Praxissoftware vereinfacht die Erstellung und Übermittlung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) durch direkte Einbindung in bestehende Abläufe. Arbeitsunfähigkeitsdaten lassen sich direkt aus der digitalen Patientenakte heraus erfassen, signieren und automatisch versenden. Die Software übernimmt dabei Aufgaben wie Formatprüfung, Datenvalidierung und Weiterleitung an die Krankenkasse, wodurch Fehler reduziert und Bearbeitungszeiten verkürzt werden können.
medatixx: Integrierte eAU-Lösung mit TI-Anbindung
Die Praxissoftware von medatixx bietet eine vollständig integrierte eAU-Funktion, kombiniert mit dem TI-as-a-Service-Ansatz. Die Anbindung an die Telematikinfrastruktur erfolgt dabei über einen extern betriebenen Konnektor, sodass kein eigener Konnektor in der Praxis erforderlich ist. Neben der eAU lassen sich auch andere digitale Anwendungen nahtlos nutzen, was den administrativen Aufwand in der Praxis insgesamt deutlich reduziert und mehr Freiraum für medizinische Aufgaben schafft.
Vorteile der eAU für Arbeitgeber und Praxen
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verbessert Prozesse in Unternehmen und medizinischen Einrichtungen gleichermaßen.
Zentrale Vorteile sind:
- Schneller Zugriff auf Krankmeldungen ohne Verzögerung durch Postwege
- Direkte Anbindung an bestehende Personal- und Abrechnungssysteme
- Geringerer Verwaltungsaufwand in Praxis und Betrieb
- Minimierung von Übertragungsfehlern durch digitale Datenverarbeitung
- Verbesserte Planbarkeit durch frühzeitige Information über Ausfallzeiten
- Einsparungen bei Porto, Papier und Archivierungskosten
- Rechtskonforme Dokumentation durch digitale Archivierung
- Ressourcenschonender Prozess ohne Papierverbrauch und Transport
Die Zukunft der digitalen Krankmeldung
Digitale Krankmeldungen entwickeln sich kontinuierlich weiter – hin zu intelligenteren, stärker vernetzten Lösungen, die weit über die heutigen Standards hinausreichen. Künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen könnten künftig dabei helfen, Krankheitsmuster frühzeitig zu erkennen, betriebliche Gesundheitsrisiken zu analysieren und gezielte Präventionsmaßnahmen zu unterstützen. Durch vorausschauende Analysen (Predictive Analytics) lassen sich Trends in der Belegschaft erkennen, um das betriebliche Gesundheitsmanagement proaktiv zu gestalten.
Auch die technologische Vernetzung zwischen Arztpraxen, Krankenkassen und Unternehmen wird weiter ausgebaut. So entsteht ein digitales Gesundheitsökosystem, das Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern auch transparenter und nachhaltiger macht. Wer frühzeitig in moderne IT-Infrastrukturen investiert und digitale Verfahren etabliert, profitiert langfristig von effizienteren Abläufen, höherer Rechtssicherheit und einer gesteigerten Arbeitgeberattraktivität im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte.