Ist eine Kopie der Patientenakte nach der GOÄ berechnungsfähig? – Kosten, Regelungen und Ausnahmen

Im Praxisalltag gehört die Herausgabe von Patientenunterlagen zu den wiederkehrenden administrativen Aufgaben – ob auf Wunsch des Patienten, auf Anfrage einer Versicherung oder im Zuge eines Arztwechsels. Dabei stellt sich die Frage, ob und in welcher Höhe für die Anfertigung einer Kopie der Patientenakte Kosten in Rechnung gestellt werden dürfen. Die Gebührenordnung für Ärzte (GOÄ) bildet für die Abrechnung den maßgeblichen Rahmen, allerdings ist die korrekte Anwendung nicht immer eindeutig. Fehleinschätzungen bei der Berechnungsfähigkeit können sowohl zu unberechtigten Forderungen als auch zu vermeidbaren Einnahmeverlusten führen.

Die GOÄ regelt die Vergütung ärztlicher Leistungen gegenüber Privatpatienten und bildet damit den verbindlichen Rahmen für alle abrechnungsrelevanten Vorgänge in entsprechend ausgerichteten Praxen. Neben medizinischen Leistungen erfasst die GOÄ auch administrative Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit der ärztlichen Tätigkeit stehen – darunter die Erstellung von Dokumentenkopien aus Patientenakten.

Parallel zur GOÄ greifen datenschutz- und patientenrechtliche Vorschriften – insbesondere das Patientenrechtegesetz (§§ 630a–630h Bürgerliches Gesetzbuch, konkret § 630g BGB) sowie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Nach § 630g Abs. 2 BGB hat der Patient das Recht auf Überlassung einer Abschrift der Patientenakte gegen Kostenerstattung. Die Vorschriften begründen das Recht von Patienten auf Einsicht in ihre Krankenunterlagen und verpflichten Praxen zur Herausgabe entsprechender Unterlagen unter bestimmten Voraussetzungen. Entscheidend für die Frage der Berechnungsfähigkeit ist, ob der Vorgang der Herausgabe als eigenständige, abrechnungsfähige Leistung zu qualifizieren ist oder ob er in den Bereich gesetzlich vorgeschriebener, unentgeltlicher Verpflichtungen fällt.

Die GOÄ-Nr. 96 trägt die Leistungsbezeichnung „Schreibgebühr, je Kopie“. Nach den Allgemeinen Bestimmungen der GOÄ ist sie ausschließlich neben den Leistungen nach den Nummern 80 (schriftliche gutachterliche Äußerung), 85 (gutachterliche Äußerung mit überdurchschnittlichem Aufwand) und 90 (schriftliche Feststellung bei Schwangerschaftsabbruch) und nur mit dem einfachen Gebührensatz berechnungsfähig. Eine eigenständige Abrechnung der GOÄ-Nr. 96 als allgemeine Kopiergebühr für Patientenakten ist damit nach der GOÄ-Systematik nicht möglich.

Für allgemeine Aktenkopien auf Patientenwunsch enthält die GOÄ keine eigenständige Ziffer. Der Arzt kann jedoch auf Grundlage seines Aufwendungsersatzanspruchs nach § 670 BGB eine Kostenerstattung geltend machen. Für die Bemessung der Kopierkosten wird in der Praxis eine Anlehnung an die Sätze des § 7 JVEG (Justizvergütungs- und Entschädigungsgesetz) empfohlen. Danach können 50 Cent je Seite in Ansatz gebracht werden. Die Anwendbarkeit von § 10 Abs. 1 Nr. 1 GOÄ auf Kopierkosten ist in der juristischen Literatur umstritten. Die Abrechnung setzt voraus, dass tatsächlich eine inhaltliche Aufbereitung oder Übertragung stattgefunden hat. Eine bloße Weitergabe bereits vorhandener Ausdrucke ohne jeglichen zusätzlichen Aufwand erfüllt die formalen Voraussetzungen nicht zwingend.

Nicht jede Form der Dokumentenweitergabe ist gebührenrechtlich gleich zu behandeln. Zwischen einer Kopie und einer beglaubigten Abschrift bestehen sowohl inhaltliche als auch abrechnungsrelevante Unterschiede, die im Praxisalltag von Bedeutung sind.

Eine Kopie ist die technische Reproduktion eines vorhandenen Dokuments, ohne dass eine inhaltliche Überprüfung oder formale Bestätigung der Richtigkeit durch den Arzt erfolgt. Der Aufwand ist in der Regel geringer und schlägt sich entsprechend in der Berechnungsgrundlage nieder. Eine beglaubigte Abschrift umfasst dagegen die ausdrückliche Bestätigung durch den ausstellenden Arzt, dass die Abschrift mit dem Original übereinstimmt. Dieser Vorgang beinhaltet eine aktive ärztliche Prüfung und kann daher unter einem anderen gebührenrechtlichen Gesichtspunkt bewertet werden.

Nach der GOÄ-Systematik ist die beglaubigte Abschrift als höherwertig einzustufen, da sie über eine rein mechanische Vervielfältigung hinausgeht. Bei der Entscheidung über den Abrechnungsansatz ist daher zunächst zu klären, welche Dokumentenform tatsächlich angefordert und erstellt wurde, da die zulässige Gebührenposition von dieser Klassifikation abhängt.

Nicht jede Anforderung von Patientenunterlagen berechtigt eine Praxis dazu, Kosten in Rechnung zu stellen. In bestimmten rechtlichen Konstellationen ist die Abrechnung von Kopierkosten ausgeschlossen oder eingeschränkt. Das Übersehen solcher Ausnahmen kann zu Compliance-Problemen führen. Maßgeblich ist, auf welcher rechtlichen Grundlage die Herausgabe erfolgt und wer als Anfordernder auftritt.

Dies sind typische Situationen, in denen die Erstellung einer Kopie der Patientenakte nicht abgerechnet werden darf:

• Gesetzliche Herausgabepflicht: Soweit die Praxis gesetzlich zur Vorlage von Unterlagen verpflichtet ist, entfällt die Berechnungsfähigkeit nach GOÄ.
• Sozialleistungsverfahren: Wenn Unterlagen zur Klärung von Leistungsansprüchen gegenüber Sozialversicherungsträgern benötigt werden, gelten häufig eigene gesetzliche Regelungen außerhalb der GOÄ.
• Erstmalige Datenschutzauskunft nach Art. 15 DSGVO: Die erste Kopie der eigenen personenbezogenen Daten ist nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO grundsätzlich unentgeltlich zur Verfügung zu stellen. Für weitere Kopien desselben Vorgangs kann ein angemessenes Entgelt verlangt werden. Bei offensichtlich unbegründeten oder exzessiven Anträgen ist die Erhebung einer Gebühr oder eine Ablehnung nach Art. 12 Abs. 5 DSGVO möglich.
• Behördliche und gerichtliche Auflagen: Bei Vorlage kraft behördlicher oder gerichtlicher Verpflichtung ist eine eigenständige Gebührenerhebung in der Regel ausgeschlossen.
• Behandlungskontinuität: In bestimmten Konstellationen, etwa bei Überweisung oder Notfallversorgung, kann eine Weitergabe von Unterlagen als Teil der ärztlichen Sorgfaltspflicht gelten und damit nicht separat berechnungsfähig sein.

Wenn Krankenkassen, Rentenversicherungsträger, Berufsgenossenschaften oder andere öffentliche Stellen Kopien aus Patientenakten anfordern, greift die GOÄ als Abrechnungsgrundlage nicht. Für diese institutionellen Anfragen bestehen eigene gesetzliche Regelungen, die in den jeweiligen Sozialgesetzbüchern verankert sind – insbesondere in SGB V und SGB X. Diese Normen verpflichten Ärzte unter bestimmten Voraussetzungen zur Auskunft und Aktenvorlage, sehen dabei jedoch keine GOÄ-basierte Vergütung vor.

In folgenden Konstellationen greift eine GOÄ-Abrechnung nicht:

• Krankenkassenanfragen: Anfragen gesetzlicher Krankenkassen zur Prüfung von Behandlungsmaßnahmen oder Abrechnungen fallen nicht unter die GOÄ.
• Medizinischer Dienst: Anforderungen im Rahmen von Begutachtungsverfahren durch den Medizinischen Dienst unterliegen eigenen Vergütungsregelungen.
• Berufsgenossenschaften: Akteneinsichten bei Unfallermittlungen werden gesondert außerhalb der GOÄ geregelt.
• Versorgungsämter und Rentenversicherungsträger: Anfragen zur Feststellung von Leistungsansprüchen erfolgen auf sozialrechtlicher Grundlage.

Stellt ein Patient einen Antrag auf Herausgabe seiner eigenen Krankenunterlagen, dann trifft dies auf zwei parallele Rechtsgrundlagen: das in Art. 15 DSGVO verankerte Auskunftsrecht und den Anspruch nach § 630g Abs. 2 BGB auf Überlassung einer Abschrift gegen Kostenerstattung. Patienten haben nach Art. 15 Abs. 3 DSGVO das Recht, die erste Kopie der sie betreffenden personenbezogenen Daten unentgeltlich zu erhalten; Patientenakten fallen eindeutig unter diesen Datenbegriff. Die Erstauskunft auf Grundlage dieses Rechts ist damit grundsätzlich kostenfrei zu erteilen, eine Abrechnung nach GOÄ ist in diesem Fall nicht zulässig.

Anders verhält es sich bei wiederholten oder weiterführenden Anfragen desselben Patienten, die über das datenschutzrechtliche Auskunftsrecht hinausgehen. Wird eine erneute Kopie ohne erkennbaren neuen datenschutzrechtlichen Anlass angefordert – etwa zu rein organisatorischen Zwecken oder bei einem Arztwechsel –, dann kann die Praxis unter Umständen eine Gebühr nach § 630g Abs. 2 BGB bzw. die tatsächlich entstehenden Kosten geltend machen. Relevant ist die Unterscheidung, ob der Patient sein originäres Recht auf Dateneinsicht ausübt oder eine darüber hinausgehende Dienstleistung in Anspruch nimmt. Diese Abgrenzung ist im konkreten Einzelfall zu treffen und sollte in der Praxis einheitlich und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Neben der Abrechnung von Kopien aus der Patientenakte sind bei der Abrechnung ärztlicher Leistungen zahlreiche weitere Aspekte zu berücksichtigen. Wir von medatixx bieten dafür eine praktische Lösung in Form unserer modernen und anwenderfreundlichen Praxissoftware. Diese unterstützt die verantwortlichen Praxismitarbeiter bei der rechtssicheren Abrechnung sowie bei vielen weiteren Aufgaben im Praxisalltag.

Über das Dashboard unserer Praxissoftware sind alle Patientendaten schnell und einfach abrufbar. Das Dashboard kann ganz nach individuellen Vorgaben eingerichtet werden und schafft die optimale Übersicht. Die medizinische Dokumentation und die Vereinbarung von Terminen sind nur zwei der täglichen Aufgaben, deren Erledigung durch die medatixx-Praxissoftware erheblich erleichtert wird. Treten Sie bei Fragen und für weitere Informationen zu unserer Software einfach mit uns in Verbindung. Unser Team steht Ihnen gern zur Verfügung.

Damit Anfragen zu Kopien und ihrer Herausgabe im Praxisalltag fehlerlos bearbeitet werden, empfiehlt sich die Einführung klar definierter interner Prozesse. Dank einer einheitlichen Vorgehensweise lässt sich vermeiden, dass Entscheidungen über Abrechnungen von Fall zu Fall unterschiedlich getroffen werden.

Diese Schritte tragen zur Abrechnungssicherheit bei:

• Anfrageerfassung: Jede eingehende Anfrage wird mit Datum, Anfragesteller, Zweck und rechtlicher Grundlage schriftlich erfasst.
• Klassifikation der Anfrageart: Vor jeder Bearbeitung erfolgt eine Einordnung, ob es sich um eine institutionelle, datenschutzrechtliche oder sonstige Anfrage handelt.
• Prüfung der Berechnungsfähigkeit: Auf Basis der Klassifikation wird entschieden, ob und in welchem Umfang eine Gebührenerhebung zulässig ist.
• Dokumentation der erbrachten Leistung: Art und Umfang der erstellten Kopien sowie der entstandene Aufwand werden nachvollziehbar festgehalten.
• Archivierung des Vorgangs: Der gesamte Vorgang wird so abgelegt, dass er im Bedarfsfall lückenlos nachvollzogen werden kann.
• Regelmäßige Überprüfung des internen Standards: Prozesse sollten in festen Abständen auf Aktualität geprüft und bei Änderungen der Rechtslage angepasst werden.

Ob Kopien aus Patientenakten nach der GOÄ berechnungsfähig sind, hängt wesentlich davon ab, wer die Anfrage stellt, auf welcher rechtlichen Grundlage sie erfolgt und welche Dokumentenform erstellt wird. Institutionelle Anfragen von Sozialversicherungsträgern oder Behörden unterliegen eigenen gesetzlichen Regelungen, erstmaligen Patientenanfragen auf datenschutzrechtlicher Basis ist kostenfrei nachzukommen. Nur in klar abgegrenzten Konstellationen ist eine Abrechnung nach GOÄ zulässig.